働き方改革への対応!生産性向上を実現する方法

政府主導の働き方改革により、労働者にとって働きやすい環境整備が進められている。これにより、企業は雇用時間の制限など、法的に考えなければならない部分が増えた。

こうした中、人手の足りていない企業、事業を起ち上げたばかりで従業員数が限られた企業では、法を踏まえた社内制度やツールの活用による生産性向上が急務となっている。今回は、そんな生産性向上の事例と働き方改革実現のためのポイントを見ていこう。

働き方改革の課題「生産性向上」

生産性向上とは、限られた資源(人材など)で、生産性、つまり仕事の効率を上げることだ。働き方改革を実行する際の課題として挙げられる。それではなぜ、今、生産性向上が必要なのだろうか。

限られた時間で業務を行う必要がある

働き方改革で施行された取り組みのひとつが、「長時間労働の上限規制」だ。大企業では2019年4月から、中小企業では2020年4月から上限規制が施行され、残業は原則月45時間、年360時間に規制される。

特別な事情があるケースでも別途上限規制が適用されることになり、企業は従業員に規制を超える残業をさせられなくなった。

より効率的な働き方が求められる

長時間労働の規制で従業員の残業に見直しが求められる中、多くの企業は効率の良い働き方にシフトすることが求められる。単純に人員を増やす方法もあるが、人件費や人材教育などのコスト面の兼ね合いもあり、生産性向上に力を入れた方が企業にとってメリットがある。

このように仕事の効率が重視される中、企業においては生産性を向上させる業務効率化の工夫が必要となってくる。

生産性向上への取り組みの成功事例

働き方改革による時間外労働の上限規制に対応するには、生産性向上が求められると紹介した。実際、どのようにして生産性向上は図れるのだろうか。IT活用、テレワークの利用、働き方の見直し、の3つの観点から生産性向上の事例を見ていこう。

ITの活用

生産性向上において、ITの効果的な活用は、作業の簡略化や作業のカットによる時間短縮が期待できる。どのようなITの導入が効果的か、ふたつの企業の事例を紹介する。

・ソフトバンク株式会社
ソフトバンクでは、RPAを導入し、ロボットによる業務の自動化を行っている。具体的には、入力や登録業務、登録情報のシステム入力、ファイルダウンロード、データベース確認などの自動化だ。同社では、徐々にRPAを導入する部門を増やし、徐々にシステム化を浸透させることで、処理時間の削減による生産性の向上が結果として反映されている。

・株式会社アールキューブ
同じ説明を別の顧客に繰り返すサービス業において、ときに紙での管理は無駄な労力を増やす。アールキューブでは、当初紙で共有していた情報を、すべてクラウド化しオンラインで共有するようにした。結果、これまで情報の確認にかかっていた時間が大幅に改善されている。

テレワークの導入

テレワーク、情報通信技術を活用した働き方の導入も生産性向上に役立つ。社員向けのテレワーク導入による成功事例を見ていこう。

・Sansan株式会社
Sansan株式会社は、サテライトオフィスを開設することにより、テレワークによる成果を得ている。サテライトオフィスとは、遠隔勤務を可能にした、本社とは別に用意されたオフィスのこと。

過疎化が進むエリアの古民家を利用してサテライトオフィスを作ることで、勤務や移動時間の短縮が実現しただけでなく、田舎の良さが活かされてワークライフバランスが充実し、離職率上昇の防止にも成果が上がった。結果、生産性が向上している。

・日産自動車株式会社
日産自動車では、生産工程以外の社員を対象に、月5日、40時間を限度に在宅勤務を承認。通勤時間の削減によって、生産性向上に成功している。

しかし、当の日産自動車でも導入当初は利用率が高くなかった。より利用しやすい制度に改正されたことが社内に広がったきっかけだ。在宅勤務を効率的に活用している部署では、在宅勤務可能な仕事の振り分けが適切に行われ、効率化や可視化が進んでいるという。

働き方の見直し

根本的な働き方の見直しで生産性の向上に成功している企業もある。

・株式会社メンバーズ
メンバーズでは、管理職における残業時間是正のマネジメント強化に加え、社員の意識改革のためワークショップを実施。また、残業時間減少にともなうフォローのため、固定給と年収をアップさせたことによって、外側と内側、両方からアプローチし残業の見直しが図られた。

この結果、月の平均残業時間が大幅に減っている。しかし、作業効率は落ちず、売上過去最高を記録し、生産性向上までをも実現した。

・株式会社ガイアックス
業務の中心となる部分を社内で処理し、そのほかの部分をクラウドソーシングで外注することで、社内環境を整備。社員が重要な仕事に集中できるようになるだけでなく、時間短縮により生産性が向上した。実際に、環境整備により売上が10倍に伸びている。

生産性向上を実現するための方法

ここまで働き方改革では生産性向上が重要であること、どのようにして生産性を上げられるか、いくつかの企業の例も合わせて紹介してきた。

メンバーズなど、社員の意識改革など根本的な部分から変えていく方法もあるが、限られた資源の中、大幅に社内環境を変更していくのはなかなか難しい。そこで可能性として検討したいのが、業務効率化のためのツールを活用することだ。活用のメリットとおすすめのツールを紹介する。

業務効率化に役立つツール

社内システムを一から見直すのは難しいが、すでにある業務効率化が図れるツールを活用すれば、効率よく生産性向上を期待できる。企業によって最適なツールは異なるが、どの職種や業界においても共通するのがペーパーレス化だ。

管理ツールを活用すれば、これまで紙で管理していた資料を電子化して管理できるようになる。これにより紙による保存が不要になるほか、情報の検索や確認も効率化が可能だ。なお、電子化には「セキュリティ面が強化できる」という、もうひとつのメリットもある。

このほか、ツールの活用でメールから社内SNSやチャットなどを活用するのも方法のひとつだ。例えば社内全体やチーム内に知らせたいことは社内SNSを活用する、個別に確認したいことはチャットを活用するなど使い分けることで、メールの確認や返信の時間を削減することができる。メールという形式にとらわれず、現代的な方法で、利便性を考えた効率化も必要だ。

社内SNSで生産性の向上を図ろう

生産性向上を図るには、社内SNSを取り入れて、メールの無駄を省くことも方法のひとつと紹介した。まさに社内のコミュニケーションを円滑にし、情報共有で生産性向上を容易にしたのがGoalous だ。

Goalous は、パソコンからだけでなく、スマートフォンやタブレットアプリからも利用できるので、社外にいてもメッセージの確認が可能である。リアルタイムでメッセージの送受信ができ、業務の状況をリアルタイムに共有できる。

これにより、上司や部下の間でのスピード感のあるコミュニケーションが可能となり、意思決定にかかる時間も短縮。業務のスピードが上がり、生産性の向上に役立つ。

さらに、ほかの社内SNSと異なり、目標達成を視野に入れた機能が充実しているのがGoalous ならではの特徴だ。チーム単位での業務の遂行をサポートし、ゴールへのプロセスも明確になるため、組織内の一体感やチームワークが芽生え、目標に向けての個々の意識も上がる。

まとめ

長時間労働の規制が進んだ働き方改革において、限りある人材を活かして残業を抑制するには、生産性向上が欠かせない。生産性向上にはいくつか方法があるが、これまでの業務の在り方を大きく変えずに、かつ効率良くするにはツールの活用がおすすめである。

社内でのコミュニケーションの効率化により生産性向上を図るなら、Goalous の機能が便利だ。メールなどの効率の悪い時間を減らして、リアルタイムでのコミュニケーションで、業務の円滑化と効率化を図ってはいかがだろう。

働き方改革の施行事例を詳しくご紹介!

法整備によって進む働き方改革。企業においても、少子高齢化や社会状況に合わせた働き方の多様化に合わせ、働き方改革実現のため積極的に取り組みを行うケースが増えてきた。

しかし残業続きの中では、働き方改革を意識した施策を取り入れるといっても、なかなか難しい。今回は、管理職向けに、施策のヒントになる事例、働き方改革実現のためのポイント、活用できるツールを紹介していく。

働き方改革の主な成功事例

柔軟な働き方や長時間労働の抑制などを実現するための働き方改革だが、実際どのようなことが企業で実施されているのだろうか。実際に行われている取り組みをいくつか見ていこう。

労働生産性の向上

まずは、社内制度の整備によって労働生産性が高まった事例を紹介する。

・Sansan株式会社
Sansan株式会社では、Home to Officeの略で、H2Oという制度を取り入れている。これは、本社最寄り駅から2駅以内近くに住むことで受けられる住宅補助制度。通勤時間短縮と移動時間の節約による生産性の向上を目的としている。実際に出勤時だけでなく帰宅時のストレスも軽減され、生産性向上に効果が表れている。

・東レ株式会社
東レ株式会社では、労働生産性を上げるために、社内人材公募などの制度を実施している。社内人材公募に応募するには、現職に3年以上就いていることが条件となるが、ほかに制限がなく、上司の了解等不要で自由に応募できるのが特徴だ。個々の可能性を伸ばすだけでなく、人材育成と生産性強化に活かされている。

長時間労働の削減

近年問題視されることも多い長時間労働。働き方改革では、社内制度の設立、あるいは会社の方針を大きく変更したことで、長時間労働の削減に成功した事例がある。

・トヨタ紡織株式会社
トヨタ紡織株式会社では、週1日をコミュニケーションデーと称し、帰宅を促進するノー残業デーを実施。これは、長時間労働を削減し、働き過ぎを防ぐための対策だ。また、育児や介護による時短勤務や年次有給休暇の計画的取得促進も図っており、複数制度の組み合わせでノー残業デーが名ばかりにならないよう手を打っている。

・ロイヤルホールディングス株式会社
ロイヤルホールディングスの展開するロイヤルホストは、以前24時間営業をしていた。しかし、飲食業の人手不足の影響もあり、徐々に24時間営業を縮小。2017年1月には全店で24時間営業を無くしている。これにより、限られた人材で十分に営業できるよう対応したほか、現場の長時間労働の削減も実現。

柔軟な働き方(副業、テレワークなど)

社員の事情を考慮し、近年では副業を承認したり、テレワークを導入したりと、より柔軟な働き方を進める企業も増えている。

・カルビー株式会社
カルビー株式会社では、社員が柔軟に働けるように1991年より10時から3時をコアタイムにフレックスタイム制を導入しているが、これに加え2014年からモバイルワークも取り入れている。カルビーのモバイルワークは当初週2回が上限であったが、2017年4月からは回数や場所を制限しない、より柔軟な内容になった。

・株式会社メルカリ
副業を禁止している企業は少なくないが、メルカリでは反対に副業を推奨する働き方を提案している。推奨されているのは、執筆業やイベントへの登壇、コンサルティング、社外役員など個人の副業。個人の可能性や力が副業によって高められることで、その価値を本業でも活かすという考えによるものだ。社員は公に副業できるメリットがある。

ダイバーシティの推進

働き方改革の中でも、ダイバーシティの推進は最近よく耳にする言葉だ。ダイバーシティとは、多様性を受け入れること。性別や国籍などあらゆる多様性の受け入れを指し、近年の状況に合わせたさまざまなダイバーシティの推進が行われている。

・株式会社ローソン
ローソンはダイバーシティ推進に積極的な企業で、ダイバーシティ推進の担当役員を設置しているほか、定期的にダイバーシティの対話大会を開催している。現実に多様性に対応するべく、外国籍社員や障害者雇用にも積極的だ。採用以外では、男性の育児休暇取得にも取り組んでいる。

・freee株式会社
freeeでは、子育てしながら仕事をする親を対象に、つばめっこクラブを設立。社内SNSによるおさがりのやり取りのほか、ベビーシッターの半額利用など、働き方の多様化に応じ、子育てしながら働きやすい環境が提供されている。また、2018年にはダイバーシティ推進室を設置し、働きやすさを実現するためのホットラインも設けた。

ここまで働き方改革の事例を紹介してきたが、いずれも自社の課題をピックアップした上で、解決策として制度の運用や新しい取り組みを実施していることが伺える。

働き方改革を実現させるためのポイント

働き方改革の成功した事例を見てきたが、いずれも企業視点ではなく、働く人の視点に立った改革であることが共通事項だ。社内で働き方改革を実現するにはどういった点に注目すれば良いのだろうか。ここで、ふたつのポイントを押さえておきたい。

柔軟な働き方ができる会社

働き方改革において重視されるのが、柔軟な働き方だ。社会の変化を背景に、高齢者や子育て中の人など、さまざまな事情を抱えた人の就労が見直されるようになってきた。企業においては優秀な人材の確保や育成にもつながることなので、積極的な取り組みを考えたい部分である。

例えば、ICT(情報通信技術)を活用したテレワーク。時間や場所に囚われない働き方として注目され、フリーランスの雇用に限らず、社員のテレワーク活用も考えられる。

ほかにも、コアタイムを設定して出社や退社時間に柔軟に対応するフレックスタイム制、子育てや介護との両立をサポートする時短勤務や半休取得の承認も方法のひとつだ。

情報共有しやすい環境を作る

もうひとつ重要なのが、情報共有を密に図ることである。これは、テレワークなどの柔軟な働き方にも関係することで、情報共有がおろそかになると、業務の連携などに支障が出てしまう。社内では、情報共有をするための環境づくりが大切だ。

情報共有のための環境には、休憩スペースなど気軽に話せる場所を設けること、社内での定着を図るためにマニュアルを作ること。また、タイムリーに共有するためにツールを活用することが挙げられる。

このように、働き方改革を実現するための手順や方法はさまざまだ。社内での課題に合わせて、実現可能な方法を選択肢、実行に移すことが大切だといえる。

働き方改革に役立つツール

ここまで働き方改革の事例と実現のためのポイントを紹介してきた。こうした内容をうまく社内で取り込むには、ITツールの利用が活きてくる。働き方改革におすすめのツールを見ていこう。

IT(ICT)ツール

・Web会議
ネット環境と端末があれば実現するオンライン会議。遠距離での会議が可能となり、会社間の行き来を省くことができる。

・オンラインストレージ
クラウド上でのデータ保管のこと。端末や機器への保存ではなく、クラウド上に保管することで、ネット環境があればデータをいつでも引き出し、編集することができる。

・勤怠管理システム
社員の勤怠状況を管理するためのシステムのこと。テレワークなど柔軟な働き方実現が視野に入れる必要がある中、システムの導入は正確な勤怠の把握や管理に役立つ。

・ビジネスチャットや社内SNS
いずれも社内での情報共有に活用できるツールだ。ビジネスチャットがチーム内など比較的少数の情報共有に適しているのに対し、社内SNSはどちらかというと会社全体の情報共有に向いている。

Goalousでより視覚的な情報共有

働き方改革に役立つITツールには、先に紹介したように社内SNSがある。社内SNSを活用するなら、Goalousが業務管理ツールとして多機能で便利。

Goalousなら、視覚的でわかりやすい「フォトアクション」機能をはじめ、目的(ゴール)をチームが共有しやすい独自の機能やグループチャットが充実している。複数の要素で、働き方改革を効果的にサポートする。情報共有をもっと分かりやすく、視覚的に取り入れてみてはいかがだろう。

まとめ

働き方改革実現のためには、社内の課題を分析し、その上で課題解決に有効的な手段を用いることが大切だ。中でも情報共有は、さまざまな問題に絡んでくる。社内での働き方改革実現のために、ぜひGoalousを活用してみることをおすすめする。

目標管理における課題と解決策

部下に目標を設定しても、達成できないことが多くて悩んではないだろうか? 部下が目標を達成できないのは、上司にとって大きな課題である。どのように管理すれば部下が目標を達成できるのか、上司が取り組むべき解決策を紹介しよう。

目標管理における課題

まずは目標管理における課題をピックアップしてみよう。

適切な目標設定ができていない

仕事において目標を設定すると、本人の能力やモチベーションが向上するというメリットがある。

目標を達成するには現状の働き方では難しく、何らかの改善が必要だ。それを自分で試行錯誤しながら考えて実行することで、スキルアップできる。こうした工程を繰り返すうち、上司から指示されなくても、自主的に取り組むべき仕事を見つけられるようになるわけだ。

さらに社員の目標が会社全体の目標とリンクしていれば、業績の向上にもつながる。

しかし、最初の目標設定が適切でないと、これらのメリットは得られない。例えば現状のままでも達成できるほど低く設定すると、能力やモチベーションは向上しないだろう。

このような目標設定になりがちなのは、目標の達成が社内評価と結びついて、昇級や昇給に反映されるからである。その結果、目標の達成ばかりが重視されて、本来の期待される効果から遠のいてしまう。

また、高すぎる目標を設定すると、どんなに能力やモチベーションが向上しても、達成できなければ、何も評価されないというリスクがある。上司にとっても、部下の目標達成は自らの評価にもつながるため、目標を低く設定する傾向があるものだ。

確かに目標の達成は分かりやすく評価できるため、どうしても重視されやすい。一方で様々な弊害も生まれてしまう。

例えば、目標達成に影響しない業務を疎かにしたり、将来的な展望を持てなくなったり、自分の成果だけを考えて協調性がなくなったりすることなどが挙げられる。

これでは会社の発展どころか、社員の成長すら望めない。

公正な評価が難しい

もう一つ、達成ばかりが重視されやすいのは、それ以外の要素で評価するのが難しいからである。先述のとおり、目標を設定する意義はプロセスにおける社員の成長であり、達成はその結果に過ぎない。

しかし、達成に比べると、プロセスを公正に評価するのは難しいものだ。達成のような分かりやすい基準が無いため、どうしても評価する人間の価値観に左右されてしまいがちである。

また、プロセスを評価するには常に部下の行動を把握しなければいけない。ほとんどの上司が複数の部下を抱えており、自らの業務もあるため、すべてを管理するのは不可能だ。そうすると評価すべきポイントを見落としてしまうだろう。

このようにプロセスが評価されなければ、達成ばかりが重視されて、社員のモチベーションも下がってしまうかもしれない。上司や会社に対する信頼感も損なわれてしまう。離職にもつながるため、会社にとっては大きな損失だ。

目標を達成するために上司が取り組むべきこと

目標管理の課題が分かったところで、本来のメリットを得られるようにするには、どのような取り組みをすればいいのだろうか。

個人で目標を設定させる

目標を設定する意義は、社員の成長であり、会社の発展でもある。まずは会社の目標を上司と部下が共有した上で、個人の目標を設定しよう。本来は社員が自主的に決めるのが望ましいが、上司と話し合って決めるのがおすすめだ。達成しやすいように低く設定したり、会社の目標から外れたりすることを防げることにもなる。

難易度は現状のままでは難しく、少しの努力と工夫で達成できる程度が良い。漠然と設定するのではなく、具体的で分かりやすくしよう。例えば数値化したり、期限を設けたりするなどだ。達成のヒントを与え過ぎないくらいに、取り組み方やプロセスも明確にしよう。細かく小さなゴールを設定しても良い。

もちろん、社員が自らチャレンジしたい目標があるなら、会社の目標に沿っている限り、尊重してサポートしよう。

このように社員も納得した上で目標を設定し、上司と共有できれば、意欲的に取り組めて本来の趣旨に合った目標管理ができるようになるだろう。

進捗管理しやすい環境を作る

プロセスを評価するには、進捗状況をしっかりと把握することが重要である。細かくプロセスを分析すれば、社員が目標達成のために、どれくらい頑張っているか分かりやすくなるだろう。

進捗状況を把握する手段としては面接やレポートの提出などがある。ただし、部下の数が多くなるほど、上司の対応が困難になるのが難点だ。

また、プロセスを適切に評価するには一人の上司だけでなく、できるだけ多くの評価者が必要だが、評価者の数が多くなるほど目標管理は煩雑になるだろう。これで他の業務が圧迫されては、意味がない。

そこで、導入したいのがITを活用した目標管理システムだ。従来の目標管理は紙やエクセルを使うのが一般的だったが、データの共有や検索に手間がかかり、他の評価者が介入するのを妨げる原因になっていた。社員の評価は入社時から蓄積されるので、1人だけでもデータの量は莫大になる。

目標管理システムは、こうしたデータを一元管理するので、共有したり検索したりするのも簡単だ。1人の社員の評価を複数で担当するのも難しくない。上司が面談の結果を報告するときも、決められたフォーマットに打ち込むだけで共有できる。

さらに目標管理システムは、達成に至るまでのプロセスを把握しやすいのがメリットだ。これによって社員の仕事ぶりが可視化できると共に、達成が難しそうな社員にはすかさずフォローできる。もちろん、目標管理システムは社員も利用できるから、報告も上司からのフィードバックもタイムラグが生じることなく行えるだろう。

このように目標管理システムの導入によって、上司の負担が軽減されるだけでなく、部下も正当な評価をされやすくなるわけである。本来の趣旨に合った目標管理ができるようになるだろう。他にも、蓄積されたデータを元に、最適な人材を配置するマネジメント機能も備えている。

弊社開発のGoalousは目標管理に役立つツールを備えているため、プロジェクトや部署ごとの目標を達成するのに大いに貢献できるであろう。

Goalousは世界的に優れた目標管理形式といわれる「OKR」の考えをベースに上位互換である「GKA」を、社内SNSのように利用できるサービスだ。

個人間でのやり取りもできれば、コミュニティごとにグループも作れるため、誰かとサークルを作って共有するのも可能である。

パソコンだけでなく、スマートフォンからもアクセスできるので、Goalousから写真に撮ってアップロードすれば、進捗状況を社内全員に公開できる。プロセスが公開されているのだから、誰でも簡単に評価することができる。また、一般的なSNSと同じく、すぐにアクションも返せるので、社内全体のモチベーションの向上にも繋がる。

さらに社員1人に対して1人の「コーチ」を付けられるため、サポートも万全だ。コミュニケーションはメッセージのやり取りで、面談するよりも気軽にできるだろう。

目標管理する側にとっても、導入の成果はエンゲージメントの増加という形で、実感できるはずだ。

Goalousは15日間無料でトライアルできる。目標管理でお悩みの際は、導入を検討してはいかがだろうか。

まとめ

目標管理がうまく行かないのは、目標の設定が不適切だったり、達成ばかり重視してプロセスを評価する基準が無かったりするからである。

社員の成長を見込めるだけでなく、会社の発展にもつながる目標を設定し、プロセスを評価する方法を確立すれば、これらの課題は解決するだろう。Goalousは、その手助けになるはずだ。

目標管理を見直すことで部下のモチベーションは上がるのか

目標管理のゴールは成果を得ることや利益の向上だが、モチベーションのアップに目標管理がどのように関係しているのか、疑問を持つ人もいるのではないだろうか。

目標を達成させるためには、高いモチベーションを引き出し、パフォーマンスの向上を図る必要がある。

目標管理を適切に行うことで、ゴールである成果・利益の向上を目指しながら、さらに部下のモチベーションをも上げることができる管理のコツがある。

この記事ではその「コツ」について解説している。

部下のモチベーションが上がらない原因は?目標管理を見直してみよう

部下のモチベーションが上がらない原因を特定するために、目標管理を活用する方法もある。

ここでは、目標管理の見直しによって抽出できる「モチベーションが上がらない原因」「モチベーションを下げてしまう理由」について説明する。

目標とノルマが混同している

モチベーションを下げてしまう理由の1つに、目標をノルマと混同している点が挙げられる。

これは、目標設定に対し、成果や達成率を重要視しすぎてしまい、目標へのアプローチ方法やプロセスの見直しが行えていないからである。

社員自身に目標を達成することのみを、会社や上司が押し付けている構図になる可能性がある。そのため、目標に対して進捗状況が遅れていても原因が分からず、改善できなくなる懸念があるのだ。

結果的に生産性の低下につながってしまうため、自主的な目標に向かうことはない。
これでは、会社や上司から指示されたことを「やらされている」と感じ、モチベーションが上がらずに下がってしまう一方である。

さらに「ノルマは達成すべきもの」という認識を持ってしまうと、達成しても満足感が得られず、次の目標への原動力を削ぐ結果にもなりかねない。

PDCAを回せていない

PDCAとは、計画(Plan)、実行(Do)、評価(Check)、改善・行動(Action)の頭文字を取ったもので、あらゆる業種、さまざまな企業で目標管理や改善方法として取り入れられている手法である。

PDCAが上手く回せていないと、「目標達成率が落ちる」「モチベーションが上がらない」などの要因となってしまう。特に、評価に当たるCが上手くできていないと、このサイクルは機能しなくなる傾向に成りかねない。

なぜなら、部下が立てた目標に対して上司がフィードバックをうまくできていないと、次の改善に繋げられないからだ。このフィードバックの機会は、上司が部下の目標や進捗状況を正確に把握するためにも重要だろう。

上司が部下の行動を把握できていなければ、プロジェクトのリーダーや部署のトップも同様に、進捗を把握することができず、個人と企業の目標の方向性にズレが生じてしまうからだ。

これらのことから、目標に対する結果にばかりスポットをあてた評価をしてはいないか、確認しておくことをおすすめする。

目標管理を見直すことで部下のモチベーションもアップする!?その方法とは

目標管理を見直し、適切に運用できれば部下のモチベーションアップにも繋がる。

ここでは、具体的な目標管理による運用方法について説明する。

部下に目標を設定させる

目標設定の時点で、上司によるチェックが必要になる。

設定した目標に対して「高すぎる」あるいは「低すぎる」といった第三者目線の観点から見直すためだけではなく、会社全体の目標と方向性が合っているかを確認するためでもある。

この目標の方向性を確認した上で、チェックすべき点は部下のタイプに応じた適切な目標設定だ。得意・不得意を判断し、明確で具体的な目標を立てる必要があるだろう。

また、この目標設定を部下本人、現場に直接関わっている社員に行わせることで、目標に対する責任感を持たせることも効果的だ。

また、目標は簡単には達成できない高いものであるほど、達成感が得られ成功体験としてモチベーションアップにつながるだろう。

そのため、進捗状況に応じて柔軟に目標設定そのものを見直し、再設定することも視野に入れておきたい。対して、あまりに達成率が悪い場合は、目標設定そのものが高すぎる、達成不可能だと感じさせてしまう場合がある。

結果的にモチベーションの低下を招く懸念があるため、目標設定はそれだけ慎重に行うよう心がけたい。

目標を達成するための方法を明確にする

目標を設定したのち、達成するためのアプローチ方法を明確にする必要がある。

さらに、目標達成予定までの期間から逆算し、1カ月、1週間単位で細分化した行動指針を決定することで、より具体的な行動が取れるようになる。

また、目標を達成した先に、顧客や関係者にどのような満足感を与えられるかをイメージすることで、高いモチベーションを維持しながら業務に取り組むことができる。

個人の目標を達成することができれば、チームや部署全体の目標達成に貢献できているという実感が湧くだろう。
また、チームの一員として責任感や自信にも繋がっていくことが期待できる。

そのためにも、上司による目標管理や進捗状況の把握は欠かせない要素の1つといえる。

目標管理でモチベーションを維持するためのポイント

目標管理でモチベーションを高く保つためには、管理のポイントを押さえておく必要がある。

ここでは、そのポイントについて詳しく説明しよう。

フィードバックをする

目標管理で重要なポイントの1つが、「フィードバック」を行うことだ。

特に、定期的に進捗状況を確認しながら、目標達成へ向けてのアプローチ方法を見直す仕組みを作る必要があるだろう。

1on1ミーティングのように上司と部下1対1での面談だけでなく、グループ全体でのミーティング、そして直接管理している立場の社員が集まって行う会議で、会社全体の達成状況が把握できていると、さらにモチベーションを高く維持できる。

これは、会社全体や個人のゴールイメージを再共有することで、改善点の抽出や相互フォローをしやすい社内環境作りにも発展すると言える。

このフィードバックで大切なのは、できていない弱点部分の指摘ではなく、改善策を提案することにある。

より良い方向にむけて、シフトチェンジを促すような定期的な面談を行えば、1人で目標へ向けて業務を行っているのではなく、チームで取り組んでいると感じられるだろう。

責任感や貢献できているかどうかを意識できるようになり、結果的に高いモチベーションの維持に繋がるのである。

ツールを活用する

目標管理は、定期的なフィードバックを必要とするため、管理者の業務負担が増える懸念もあるだろう。

業務負担を軽減し、円滑に目標管理を行えるように「目標管理ツール」の導入を検討したい。

弊社開発のGoalousなら、社内SNSとして活用しながら、リアルタイムで部下の進捗状況を確認することができる。

他の社内SNSとは違い、Goalousは社員が自ら掲げた目標(Goal)に対して、達成に向けての重要指標(Key Result)を設定し、日々の活動を写真で投稿(Action)していくシステムを備えている。

メールなどのように文面にとらわれることなく、コミュニケーションを行えるため、気軽な相談や報告も容易になり、部下のモチベーションアップにも大いに貢献できるだろう。

また、各社員のアクションは蓄積されるため、管理職が評価をする際には部下の仕事を網羅的に確認することができ、フィードバックの質の向上にも役立つのである。

自社に合うツールかどうかを、15日間の無料トライアルで試すことも可能だ。ぜひ貴社の適切な目標管理の一助に、Goalousを役立ててみてほしい。

まとめ

目標管理でモチベーションを下げずに、高く維持し続けるためには、部下自らが発信し、自主的に行動できる社内風土作りが欠かせない。

しかしこのような環境作りは、継続しなくては意味がないのだ。

社内風土作りには、上司の通常の業務に加えて、部下の目標管理を行う負担の軽減策も同時に講じる必要があるだろう。

目標に対する進捗状況を可視化し、管理者の業務負担を軽減させるツールの1つに、Goalous
の活用を検討してみてはいかがだろうか。

働き方改革で忙しい管理職が仕事量を減らすには

働き方改革で部下の時間外労働を短縮するために、管理職が残った業務を引き受け、負担増になっている企業もあるのではないだろうか。最低賃金の引き上げによる人件費増で、簡単に人手を増やすことができない現状、業務負担軽減は喫緊の課題の1つと言えるだろう。

こうした状況の中、管理職は部下の時間外労働短縮のために、業務を肩代わりするのではなく、社内全体で業務の進捗状況を把握しつつ、効率よく働くように努めていく必要がある。ここでは、制度利用やITツールの導入によってできる、管理職の負担軽減方法について紹介する。

働き方改革における管理職の現状

働き方改革において、時間外労働の上限規制が法改正によって施行されることが決まり、労働時間の短縮が求められるようになっている。上限を守らなければ、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられるという罰則規定もあるため、少しでも法定時間内に業務を終わらせようという動きが増えつつある。

しかし、単純に業務時間を短縮すれば、今まで時間外労働でこなしていた分の仕事が残ってしまう。この「残ってしまった仕事」は、部下を早く帰宅させるために、管理職が引き受け、業務を圧迫しているという現状もある。

働き方改革によって管理職の業務量が増え、時間外労働が増えたと感じる人が増加傾向にあることが問題視されている。人員の増加や業務量の削減が無いまま、単純に労働時間を短くするだけでは、会社全体の利益が減少することにもなりかねない。

また、労働時間が短くなることにより、各社員は時間内に仕事を終わらすことにだけ集中してしまい、客観的に進捗状況や仕事量を把握できていないことがある。それにより、上司への報告や共有が遅れ、さらには時間内に終えなかった部下の業務を管理職が引き継ぐケースもでてくるのだ。そのうえ、業務をただ漫然とこなしていくようになってしまっては、管理職を含め社員全員のモチベーションの低下を起こす懸念もある。

働き方改革によって、会社全体の労働時間を適正化するためのしわ寄せが、管理職の負担を増やしてしまっていることを改めて認識しておきたい。

管理職の業務負担を軽減させるためにできること

働き方改革で求められているのは、社員全員の労働時間の適正化であり、管理職に負担を掛けさせることではない。ここでは、管理職の業務負担を軽減するにはどのような方法があるのか、という点について説明する。

自分や部下の仕事量を把握する

管理職の業務の負担を軽減させるためには、自分や部下が抱えている仕事量を正確に把握する必要がある。そのうえで、業務に優先順位を付け、優先度の低いもので外注や専門家(経理など)に任せられるものは割り振るように改善していくことだ。

また、処理できる仕事の量は、個人の能力によっても違いが生じるため、能力を見極めながら適切な業務量を図りたい。他にも、管理職の持つ権限を可能な範囲で部下に移譲する方法もあり、これは指示・回答待ちの無駄を省くことにも繋がる。

ある程度、責任ある仕事を部下に任せるのは、部下のモチベーションアップや責任感を養う上で重要だ。しかし、任された仕事を部下一人で抱え込んでしまい、助力を求められない場合もある。なるべく早い段階で周囲に手助けを求め、負担を分散するよう、上司は部下へ促す必要もある。

そのためには、進捗状況をリアルタイムで確認できる環境を整えるべきだろう。管理職にとって、チームや部署全体の円滑化や状況の把握を行うのも重要な業務の1つだ。

一方で、自分の業務負担が大きくなればなるほど、進捗状況の把握に遅れが生じる懸念がある。部下の業務量の見直しと同時に、自身の負担軽減を行うことが、結果的に自分が管理するチーム全体の利益に繋がると意識しておきたい。

高度プロフェッショナル制度を検討する

高度な専門的知識を要する職種に該当し、企業と本人の合意に基づき職務範囲が明確に定められている労働者の場合、「高度プロフェッショナル制度」の活用を検討できる。高度プロフェッショナル制度では、出勤・退勤の時間が自由で、短時間労働も可能になるメリットがある。

高度プロフェッショナル制度についての法案が提出されたとき、残業代が発生しないことから、長時間労働を助長する制度になってしまうのでは、という懸念があった。

この懸念に対する処置として、企業側には制度利用者に対し、以下のいずれかの措置を取ることが求められている。

・勤務間インターバル(11時間以上)の確保と深夜業務を1ヶ月4回までとする
・健康管理時間の把握と時間外労働1ヶ月100時間、3ヶ月240時間以内とする
・年間104日かつ4週間に4日の休日を確保する
・1年に1回以上の連続2週間の休日を与える
・時間外労働時間が月80時間を超えた、もしくは申し出があった労働者に対しては、臨時の健康診断を受けさせる

参考:「働き方改革関連法解説(高度プロフェッショナル制度)」(厚生労働省)https://www.mhlw.go.jp/content/000497408.pdf

しかし、適応条件として金融関係やコンサルタント業など、高度な専門知識を要する職種かつ、年収1,075万円以上が必要だ。部下や自身が制度の適応対象であれば、効率よく働くための制度として活用を検討していただきたい。

常に進捗状況が確認できる環境をつくる

高度プロフェッショナル制度の場合、適用可能な条件を満たしているのはごくわずかだ。しかし、進捗状況の可視化であれば、職種や企業の大小に関わらず管理職の負担軽減を図ることが可能である。

進捗状況の可視化とは、どの程度のタスクが完了し、目標への達成率はどれくらいか、などの状況を図や画像、数値、社内SNSによる情報伝達の1本化により、リアルタイムに把握できる状態をいう。

例えば、部下が上司に進捗状況を個別に伝えた場合、その後に上司がグループメンバーへ伝えるなどというフローでは、情報伝達に無駄が生じてしまうだろう。そんな中、社内SNSであるGoalousを活用すれば、進捗状況がリアルタイムにチーム全体へ共有できるというメリットがある。

社内SNSであれば、メールのような定型文は必要なく、気軽にコミュニケーションが図れるため、相談しやすい環境づくりにも繋がるだろう。

さらにGoalousのフォトアクション機能を利用すれば、部下自らが困っていることの相談や、現在の進捗状況、完了したタスクなどを発信することができる。

その発信に対して、リアクションを行うことができるため、管理職は受動的かつインタラクティブに部下の進捗状況や相談事項などの情報が得られ、管理業務の負担軽減に役立つ。また、部下が立てた目標に対して行われた活動にズレがあれば、方向修正がすぐにできるのもメリットだ。

そのほか、部署別、プロジェクト別、同期などのコミュニティごとにグループ作成することも可能だ。これで、グループメンバーの日々の活動状況がわかりやすくなり、部下との連携も取りやすくなる。

管理職の負担軽減のために進捗管理ツールの導入を検討している場合は、まずは試験導入としてGoalousの15日間無料トライアルを活用してみてはいかがだろうか。

まとめ

働き方改革で負担が増加傾向にある管理職だが、その負担軽減のために人員を増やすのは、人件費もかかり、難しい企業も多いだろう。

Goalousなら進捗管理、目標の達成状況のリアルタイムチェック、情報伝達の1本化、コミュニケーションの活性化など、多岐にわたるメリットがある。

また、目標達成へのプロセスを評価できるため、人事評価も行いやすい。目標達成にばかりスポットをあてた評価システムではなく、プロセスやアプローチ方法をも評価対象とできるため、部下のモチベーションアップにも役立つだろう。

管理職の業務負担に進捗管理を最適化することは、結果的に会社全体の利益向上にも繋がるため、積極的に導入を検討していただきたい。