社内コミュニケーション不足は早急に対処を!

執筆者 | 1月 21, 2021 | コミュニケーション, チーム | コメント0件

社内で交流会を開いてはみるものの、参加者が集まらずコミュニケーションを活性化できないと、社内コミュニケーションに問題を抱えてはいないだろうか。仕事だけの最低限のコミュニケーションは、社員間の関係が希薄になり、業務にも影響を与えかねない。

この記事では、社内コミュニケーションを改善するべき理由とコミュニケーション活性化の対策を紹介する。

社内コミュニケーション不足の影響

社内コミュニケーションがうまくいっていないのであれば、早急に対策すべきである。理由は、社内コミュニケーションがさまざまな負の影響をもたらすからである。たとえば、以下のような影響が社内コミュニケーションの不足によって起こる。

作業効率の低下

社内コミュニケーションが不足している状態では、仕事上の報連相もうまくできていないと考えたほうが良い。

報連相ができていない状態では、必要な情報がうまく伝達されないので、確認のための作業が増えたり、情報不足でムダに仕事が増えたりすることも影響として出てくるだろう。

また、コミュニケーション不足は、情報の行き違いも招く。結果として、チームや部署で連携が図れなくなり、作業効率も低下してしまう。このように、仕事がうまく進まなくなってしまうのは、コミュニケーション不足の大きな問題だ。

社内やチームの空気が悪い

コミュニケーションが不足した状態で、社内やチームの人間関係が良くなることはない。むしろ、会話がないままでは相手のことを理解できないので、社内の空気は悪くなっていくだろう。

社内の空気が悪いと、仕事など悩みがあったとしても相談しづらい。誰にも悩みを相談できないままひとりで悩みを抱え込み、会社を離れていく人も出てくる

会社にとって、従業員の離職は、優秀な人材の流出にもなってしまう。さらに問題なのは、社内の空気が悪いままだと、次々と離職者が出る可能性があることだ。

協調性が欠落する

会社は集団社会だ。集団での行動が多いからこそ、協調性が必要とされる。

しかし、コミュニケーションが不足した状態でうまく協調性を図ることはできるだろうか。チームのことを良くわかっていないのだから、ほかの人の言動を予測して、足並みをそろえることは難しい。

結果、独自に動く人や自分の意見ばかり主張する人が増え、協調性は取れなくなってしまう。

プロジェクトや会社の目標達成には、チームあるいは全社員一丸となって取り組む必要があるが、協調性のとれなくなったチームでの達成やプロジェクトの遂行は余計難しい。

スキルアップが難しくなる

社内コミュニケーションの不足は、社員のスキルアップも難しくする。それぞれの担当の仕事はできても、他者との交流がなければ、新しい仕事にチャレンジする機会はなかなかやってこないためだ。

新しい仕事に挑戦することがなければ、メンバーに仕事内容やコツを教えてもらうこともない。社内コミュニケーションの不足が常態化した中では、自ら進んでメンバーに仕事を教えようとする人もなかなか出てこないだろう。

このように、他者との交流が極端に少ない職場は、従業員のステップアップやスキルアップを意図せずとも妨げていることになる。従業員のスキルアップは組織力の強化や企業価値にも影響を与えるので、巡り巡って会社の利益にもかかわる問題になると想像できるだろう。

社内コミュニケーションを深めることで得られるメリット

社内コミュニケーションの不足が与える影響でも取り上げたように、コミュニケーション不足は従業員にとっても、会社にとっても悪い影響ばかりだ。もう一度、なぜ社内コミュニケーションを深める必要があるのか、次は社内コミュニケーションのメリットから考えてみよう。

生産性の向上

まず、社内コミュニケーションの活性化によるメリットとして挙げられるのは、生産性の向上だ。社内コミュニケーションが良く取れていると、誰の進捗が良くないのか、誰が仕事で困っているか見つけやすくなるため、連携がスムーズにいくようになる。

コミュニケーションが良く取れていれば、情報伝達や情報共有もスムーズになるので、情報の行き違いや情報共有不足による仕事のミスも減らせるだろう。

結果として、社内コミュニケーションが深まれば、それぞれが協力して仕事に取り組めるようになり、仕事のスピードや効率も上がる

人間関係が良好になり離職率が減少

退職する人の退職理由はさまざまだが、中でも理由として多いのが、人間関係によるものである。つまり、従業員の離職を抑制するには、良好な人間関係を構築することが重要ということだ。

社内コミュニケーションが活性化すれば、人間関係の悩みも解消される可能性がある。上司や部下の立場を超えて相談やコミュニケーションが取れるような職場環境にすれば、さらに離職の抑制につながるだろう。

人間関係の悩みが解消されれば、少なくとも人間関係を苦に辞める人は少なくなるはずだ。従業員の定着率を上げ、人材の流出も防ぐことができるだろう。

顧客満足度が上がる

ビジネスにおいて、コミュニケーションを取る相手となるのは、上司や部下、同僚だけではない。取引先や顧客とコミュニケーションを取る必要もある。

社内コミュニケーションが希薄であると、少なからず取引先や顧客とのやり取りに影響も出てくるので、普段からコミュニケーションを磨いておく必要があるだろう。

コミュニケーション力を磨くステップとして利用できるのが、社内コミュニケーションだ。社内でうまくコミュニケーションが取れるようになれば、取引先や顧客とのコミュニケーションにもプラスになる。

また、社内コミュニケーションは、社内で取引先や顧客情報をやり取りし、情報を共有するのにも必要だ。担当者だけでなく、チームのメンバーに情報が共有されれば、取引先や顧客に同じレベルのサービスの提供、対応ができるようになり、顧客満足度にもつながるだろう。

企業イメージアップ

社内コミュニケーションが活発だと、人間関係も良好になり、自然に働きやすい職場になる。従業員の満足度も高まるので、企業の口コミ評価の向上も期待できるだろう。

さらに、社内コミュニケーションのための取り組みの評価が高かったり、独自性のある取り組みを行ったりしていると、メディアに取り上げられることもある。

メディアでの紹介は、企業アピールにもつながるので、企業ブランドの強化やイメージアップにもなるだろう。このように、社内コミュニケーションの活発化は、社内だけでなく、社外にも大きなメリットがあるのがポイントだ。

コミュニケーションを円滑に進めるためのアイデア

社内コミュニケーションの重要性は分かってもらえたかと思うが、コミュニケーションが不足している状態から、コミュニケーションが活発な職場に変えていくのは難しい。コミュニケーションを取るように促したり、形だけの取り組みを実施したりしてもうまくいかないだろう。

社内コミュニケーションを活性化させるには、社員が自らコミュニケーションを取れるよう工夫する必要がある。ここでは、社内コミュニケーションを改善するための4つのアイデアを紹介していこう。

日常的に挨拶を

「おはようございます」「お疲れ様です」など、従業員間で挨拶ができていないなら、挨拶から見直すのが良いだろう。

たかが挨拶と思われるかもしれないが、挨拶こそコミュニケーションの基本である。挨拶が基本と思えば、挨拶ができない従業員が多い職場は、基本すらできていないと考えるべきだ。

また、挨拶ができない人は、ネガティブで行動が後ろ向きな状態だという。消極的な従業員が増えれば、業務にプラスにならないことは明白だ。むしろ、仕事が進まず業務効率が悪化する可能性もある。

日常的に挨拶が飛び交う職場にするためも、まずは上司のほうから挨拶を心がけていくのが良いだろう。挨拶の輪が広がれば、今まで挨拶をしなかった従業員も自然に挨拶ができるようになっていくかもしれない。

コミュニケーションの活性化を図るためにも、挨拶と合わせて「ありがとうございます」という感謝の言葉も意識するようにしよう。

社内研修

同じ目的をもって取り組む社内研修は、コミュニケーションがとりやすい。仕事の知識共有になるのはもちろん、内容によってはコミュニケーション活性化の後押しにもなるだろう。

研修にもさまざまなものがあるが、中でも楽しめる研修は印象に残りやすいので、コミュニケーションのとりやすさも意識して研修を組み立てるのが良い。

社内報

会社の規模が大きくなればなるほど、ほかの部署ではどのようなことをしているのか、会社全体で何に取り組んでいるのか分かりにくくなる。このような情報共有の問題の解決につながり、全社一体となって活動を促進するために活用できるのが社内報だ。

社内報とは、社内のできごとや連絡事項をまとめたもの。ときには、ある社員の取り組みをピックアップして紹介することもある。

新聞や冊子の状態で発行する会社も多かったが、近年では1枚の紙にまとめたり、メルマガで配信したり、手軽な方法で発行する企業も増えてきた。

社内報は、継続的に発行することが重要なので、社内コミュニケーションの活性化につなげたいのであれば、少ない情報でも定期的に配信するのが良いだろう。その際、少しでもコミュニケーションのきっかけとなるような情報を交えるのが良い。

社内SNS

最近では、リモートワークの流行もあり、社内SNSがさまざまな企業で使われるようになった。社内SNSとは、社員で運用するメディアのことだ。

プライベートのSNS同様、相互での情報交換や情報共有ができるため、部署の垣根を超えたコミュニケーションに適している。情報伝達しやすいのも社内SNSの特徴だろう。

社内SNSにはさまざまなものがあるが、おすすめはGoalous(ゴーラス)だ。Goalousなら、コミュニケーションを図るのに欠かせない機能、便利な機能が備わっているのでコミュニケーションの活性化に役立てられる。Goalousは以下のような機能が特徴だ。

・気軽に会話できるチャット形式の「メッセージ機能」

・メンバーのグループ分けができる「サークル機能」

・ゴール設定やプロセスが見える「評価機能」

社内SNSの導入を考えているなら、Goalousで、コミュニケーションの悩みも一気に解決してはいかがだろう。

まとめ

社内コミュニケーションの不足は、従業員にとっても、会社にとっても良くない。不足とコミュニケーションの不便を感じているなら、すぐにでも改善していくべきだろう。対策のひとつとして、気軽なコミュニケーションが取れる社内SNSもあるので、導入を検討してみると良い。

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