働き方改革で忙しい管理職が仕事量を減らすには

働き方改革で部下の時間外労働を短縮するために、管理職が残った業務を引き受け、負担増になっている企業もあるのではないだろうか。最低賃金の引き上げによる人件費増で、簡単に人手を増やすことができない現状、業務負担軽減は喫緊の課題の1つと言えるだろう。

こうした状況の中、管理職は部下の時間外労働短縮のために、業務を肩代わりするのではなく、社内全体で業務の進捗状況を把握しつつ、効率よく働くように努めていく必要がある。ここでは、制度利用やITツールの導入によってできる、管理職の負担軽減方法について紹介する。

働き方改革における管理職の現状

働き方改革において、時間外労働の上限規制が法改正によって施行されることが決まり、労働時間の短縮が求められるようになっている。上限を守らなければ、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられるという罰則規定もあるため、少しでも法定時間内に業務を終わらせようという動きが増えつつある。

しかし、単純に業務時間を短縮すれば、今まで時間外労働でこなしていた分の仕事が残ってしまう。この「残ってしまった仕事」は、部下を早く帰宅させるために、管理職が引き受け、業務を圧迫しているという現状もある。

働き方改革によって管理職の業務量が増え、時間外労働が増えたと感じる人が増加傾向にあることが問題視されている。人員の増加や業務量の削減が無いまま、単純に労働時間を短くするだけでは、会社全体の利益が減少することにもなりかねない。

また、労働時間が短くなることにより、各社員は時間内に仕事を終わらすことにだけ集中してしまい、客観的に進捗状況や仕事量を把握できていないことがある。それにより、上司への報告や共有が遅れ、さらには時間内に終えなかった部下の業務を管理職が引き継ぐケースもでてくるのだ。そのうえ、業務をただ漫然とこなしていくようになってしまっては、管理職を含め社員全員のモチベーションの低下を起こす懸念もある。

働き方改革によって、会社全体の労働時間を適正化するためのしわ寄せが、管理職の負担を増やしてしまっていることを改めて認識しておきたい。

管理職の業務負担を軽減させるためにできること

働き方改革で求められているのは、社員全員の労働時間の適正化であり、管理職に負担を掛けさせることではない。ここでは、管理職の業務負担を軽減するにはどのような方法があるのか、という点について説明する。

自分や部下の仕事量を把握する

管理職の業務の負担を軽減させるためには、自分や部下が抱えている仕事量を正確に把握する必要がある。そのうえで、業務に優先順位を付け、優先度の低いもので外注や専門家(経理など)に任せられるものは割り振るように改善していくことだ。

また、処理できる仕事の量は、個人の能力によっても違いが生じるため、能力を見極めながら適切な業務量を図りたい。他にも、管理職の持つ権限を可能な範囲で部下に移譲する方法もあり、これは指示・回答待ちの無駄を省くことにも繋がる。

ある程度、責任ある仕事を部下に任せるのは、部下のモチベーションアップや責任感を養う上で重要だ。しかし、任された仕事を部下一人で抱え込んでしまい、助力を求められない場合もある。なるべく早い段階で周囲に手助けを求め、負担を分散するよう、上司は部下へ促す必要もある。

そのためには、進捗状況をリアルタイムで確認できる環境を整えるべきだろう。管理職にとって、チームや部署全体の円滑化や状況の把握を行うのも重要な業務の1つだ。

一方で、自分の業務負担が大きくなればなるほど、進捗状況の把握に遅れが生じる懸念がある。部下の業務量の見直しと同時に、自身の負担軽減を行うことが、結果的に自分が管理するチーム全体の利益に繋がると意識しておきたい。

高度プロフェッショナル制度を検討する

高度な専門的知識を要する職種に該当し、企業と本人の合意に基づき職務範囲が明確に定められている労働者の場合、「高度プロフェッショナル制度」の活用を検討できる。高度プロフェッショナル制度では、出勤・退勤の時間が自由で、短時間労働も可能になるメリットがある。

高度プロフェッショナル制度についての法案が提出されたとき、残業代が発生しないことから、長時間労働を助長する制度になってしまうのでは、という懸念があった。

この懸念に対する処置として、企業側には制度利用者に対し、以下のいずれかの措置を取ることが求められている。

・勤務間インターバル(11時間以上)の確保と深夜業務を1ヶ月4回までとする
・健康管理時間の把握と時間外労働1ヶ月100時間、3ヶ月240時間以内とする
・年間104日かつ4週間に4日の休日を確保する
・1年に1回以上の連続2週間の休日を与える
・時間外労働時間が月80時間を超えた、もしくは申し出があった労働者に対しては、臨時の健康診断を受けさせる

参考:「働き方改革関連法解説(高度プロフェッショナル制度)」(厚生労働省)https://www.mhlw.go.jp/content/000497408.pdf

しかし、適応条件として金融関係やコンサルタント業など、高度な専門知識を要する職種かつ、年収1,075万円以上が必要だ。部下や自身が制度の適応対象であれば、効率よく働くための制度として活用を検討していただきたい。

常に進捗状況が確認できる環境をつくる

高度プロフェッショナル制度の場合、適用可能な条件を満たしているのはごくわずかだ。しかし、進捗状況の可視化であれば、職種や企業の大小に関わらず管理職の負担軽減を図ることが可能である。

進捗状況の可視化とは、どの程度のタスクが完了し、目標への達成率はどれくらいか、などの状況を図や画像、数値、社内SNSによる情報伝達の1本化により、リアルタイムに把握できる状態をいう。

例えば、部下が上司に進捗状況を個別に伝えた場合、その後に上司がグループメンバーへ伝えるなどというフローでは、情報伝達に無駄が生じてしまうだろう。そんな中、社内SNSであるGoalousを活用すれば、進捗状況がリアルタイムにチーム全体へ共有できるというメリットがある。

社内SNSであれば、メールのような定型文は必要なく、気軽にコミュニケーションが図れるため、相談しやすい環境づくりにも繋がるだろう。

さらにGoalousのフォトアクション機能を利用すれば、部下自らが困っていることの相談や、現在の進捗状況、完了したタスクなどを発信することができる。

その発信に対して、リアクションを行うことができるため、管理職は受動的かつインタラクティブに部下の進捗状況や相談事項などの情報が得られ、管理業務の負担軽減に役立つ。また、部下が立てた目標に対して行われた活動にズレがあれば、方向修正がすぐにできるのもメリットだ。

そのほか、部署別、プロジェクト別、同期などのコミュニティごとにグループ作成することも可能だ。これで、グループメンバーの日々の活動状況がわかりやすくなり、部下との連携も取りやすくなる。

管理職の負担軽減のために進捗管理ツールの導入を検討している場合は、まずは試験導入としてGoalousの15日間無料トライアルを活用してみてはいかがだろうか。

まとめ

働き方改革で負担が増加傾向にある管理職だが、その負担軽減のために人員を増やすのは、人件費もかかり、難しい企業も多いだろう。

Goalousなら進捗管理、目標の達成状況のリアルタイムチェック、情報伝達の1本化、コミュニケーションの活性化など、多岐にわたるメリットがある。

また、目標達成へのプロセスを評価できるため、人事評価も行いやすい。目標達成にばかりスポットをあてた評価システムではなく、プロセスやアプローチ方法をも評価対象とできるため、部下のモチベーションアップにも役立つだろう。

管理職の業務負担に進捗管理を最適化することは、結果的に会社全体の利益向上にも繋がるため、積極的に導入を検討していただきたい。

働き方改革における残業規制で、労働時間はどう短縮すべき?

働き方改革では労働時間の見直しとして、時間外労働の上限時間が設けられている。各企業では、業務内容の見直しや軽減が課題となっているのではないだろうか。人件費の高騰もあり、単純に人員配置を増やすのは、コストの増加に繋がるため、難しい側面もあるだろう。

ここでは、法改正による時間外労働規制の具体的な内容に加え、労働時間を最適化するために見直すべきポイント、改善に役立つ多様な働き方やツールについて紹介する。

働き方改革における労働時間の規制について

働き方改革の一環で、時間外労働に上限規制を設ける法改正が施行される。大企業では2019年4月から、中小企業では2020年の4月からの導入となっている。導入後、この上限を超える長時間労働を行った場合、罰則として6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が課される場合がある。

原則として、法定労働時間とされる1日に8時間、週40時間の就業に加え、月に45時間(1日あたり2時間)までが時間外労働として認められる範囲で、年単位では360時間が上限だ。例外的に繁忙期がある業種の企業には、特別条項による時間外労働が可能とされている。

この特別条項では、1年間のうち6カ月まで、月100時間までの時間外労働が認められるが、2カ月~6カ月間すべての月平均時間外労働が80時間未満という上限もある。ただし、年間では720時間以内とされており、これらすべてをクリアしなければならないことになる。

この時間外労働には休日出勤も含まれていて、特別な事情があり労使間で合意している場合でもこれらを遵守する必要がある。

参考:「働き方改革特設サイト(支援のご案内)時間外労働の上限規制について」(厚生労働省)

最適な労働時間にするために確認すべきこと

罰則規定も盛り込まれた今回の法改正にともない、労働時間を最適化するために確認しておきたい項目について説明する。

業務量を見直す

現時点でどの程度の残業時間が発生しているのかをまず把握し、長時間の時間外労働が発生している場合は、業務量の見直しが必要となる。また、実際に従業員の声を聞き、どの業務に対して負担に感じているのか、などの個別ヒアリングによる意見の抽出も必要だろう。

人員配置が必要な場合もあれば、手順や業務マニュアルの改善、ツールの導入などで業務負担を軽減できる場合もある。できる限り、従業員の要望と、会社の人件費や設備投資にかかる負担とのバランスをとるのが望ましい。

・業務 に対し、人員配置の人数が適切か
・自分のメイン業務に集中できる環境づくりができているか
・連絡や相談の手間を削減できないか

上記のようなものであれば、業種や企業の大小に関わらず見直すことができるポイントだろう。客観的なデータとして残業時間を把握し、なぜ残業が発生しているのかという点にスポットを当てて原因を探りたい。

分業を最適化する

業務量の見直しと同時に、分業の最適化を図ることで負担軽減に繋げるには、まず業務の優先順位をつけて分別を行うといいだろう。メインとなる仕事に加え、付随する業務の中にまとめられるタスクがあれば、そのタスクを専門で行う従業員を配置するといった具合だ。

例えば、領収書や予算管理を専門に行う経理担当者のように、複数の従業員が抱えるメイン以外のタスクは分離し、メイン業務に集中できる環境をつくることができれば効率化や生産性の向上にも繋がるだろう。

さらに、特定の従業員に仕事量の負担が偏っていないか 、その有無をチェックするのも大切だ。時間外労働が他の従業員と比べて極端に多い場合、早急に見直す必要がある。特に、専門知識を必要とする業務や、管理職などへの配慮も行いたい。

意見や議題が 明確でない会議や不必要なメールのやりとり、社外労働者の帰社に必要な移動時間など、無駄となっている業務がないか積極的に見直し、改善に取り組む必要がある。

長時間労働を抑制するための具体的な取り組み

長時間労働を抑制するために導入できる、具体的な取り組みや改善方法について説明する。働き方改革で注目されている、「働き方の多様化」にも関わる部分のため、積極的に導入を検討してほしい。

柔軟な働き方の採用

・フレックスタイム制
労働時間を固定するのではなく、繁忙期やコアタイムなどに労働力を集中させる仕組み。1日の中でコアタイムに仕事ができるのであれば、出社・退勤時間は個人の裁量に任せ、固定する必要をなくせる。

また、納期などの影響で長時間労働をした翌日は、勤務時間を短くする、などの融通が効く働き方である。節電対策や、通勤ラッシュの回避にも役立つが、他社や他部署とのやりとりが必要な業種では導入できない場合もあり、すべての企業に適用できるものではない。

・勤務間インターバル制
2019年4月から努力義務化される仕組みで、就業終了後、次の勤務開始までに一定時間おくことで、休息を促す制度。例えば、時間外勤務で就業時刻が伸びた場合、翌日の出社時間を遅らせ、一定のインターバルを維持できるようにする。

睡眠時間を確保したり、体調の回復を促したりなど、業務パフォーマンスの向上にも注目されている方法だ。現時点では努力義務化ではあるが、労働時間の見直しにも役立つ制度と言える。

・テレワーク
テレワークは、時間や場所に捕らわれずPC、タブレットや電話、スマートフォンなどの情報通信機器を利用して行う就業方法だ。いわゆる在宅ワークは、この勤務形態に分類される。

・リモートワーク
リモートワークは、テレワークとほぼ同義として扱われるが、「チームの一員として遠隔で勤務している」というニュアンスが強い。自宅やカフェ、レンタルオフィスなど会社以外の場所で仕事を行う就業方法で、会社で仕事をするときと同様の勤務時間帯に行うことが多い。

育児や介護との両立、通勤時間の削減ができるというメリットもある。また、オンライン会議・面談などのミーティングにも遠隔で参加できるスタイルがとれる。

企業にとっても交通費の削減に役立つが、業務の進捗状況を直接確認できないため、密なやり取りや、進捗状況の可視化共有ツールを利用するなどの対策が求められる。

ITツールの導入

業務負担の軽減や働き方の多様化にあたり、ITツールの積極的な活用を行う企業も増えている。例えばAIに任せられるような定型業務(名刺管理など)を自動化する、社内SNSを活用し、連絡に関わる手間を削減するなどの方法がある。

Goalousなら、設定に対しての成果や進捗状況を可視化でき、社内SNSとして手軽なやりとりが可能である。

リモートワークとなると、自分以外の社員や職場の状況がわからないが、Goalousであれば、フォトアクションで各社員の進捗状況を把握することが可能。上司へ随時状況報告する手間も省け、部署やグループごとでどのように業務が進んでいるのかリアルタイムで追うことができる。

15日間の無料トライアルで、自社にマッチするツールか確認するための試験導入も可能だ。ぜひ活用していただきたい。

まとめ

働き方改革で求められる労働時間の見直しには、会社全体の業務内容を精査し、最適化を図る必要がある。配置人員を増やせば、人件費の負担も大きくなってしまうが、GoalousのようなITツールの導入であれば、少ないコストで業務負担を軽減できる。

多様な働き方の導入にも、コミュニケーションや進捗管理のしやすい社内SNSは役立つ。働く人のワークライフバランスが求められる近年において、ITツールの活用を積極的に取り入れる企業も今後増えてくることが見込まれる。

貴社の経営戦略の一助になるツールとして、Goalousの導入を検討してみてはいかがだろうか。

目標管理に使える「振り返り」のススメ

社内の目標管理において、目標達成の可否やアプローチ方法、プロセスなどが重要視されていないだろうか。それらも重要な要素ではあるが、成果指標の見直しを行う上で効果的な方法の1つが振り返りである。

ここでは、振り返りがもたらす会社全体への影響や導入方法、目標管理と並行して運用するメリットなどについて紹介する。

個人と会社の成長に結びつく「振り返り」

「振り返り」を人材育成方法として取り入れている企業もある。この振り返りについて、どのような手法なのか、目標管理にどのように活かせるのかについて説明する。

トレンドとなっている「振り返り」という手法

人材育成の手法「振り返り」はリフレクションとも呼ばれ、近年トレンドになりつつある手法の1つである。ジョン・デューイが提唱した実践的認識論を元に、育成していくものを指す。

実践的認識論は、教育方法として提唱された理論であり、Leaning by doing(行動・経験による学習)を柱としている。教科書や教師から学ぶよりも自ら行動、経験し、その経験がどのようなものだったかを振り返ることで、主体性を身につけられるとされている。

この理論を人材育成に取り入れたものが振り返りであり、業務や現場、プロジェクトから一旦離れ、そこで得た経験を振り返ることを指す。反省と違い、感情を伴わず客観的な視点から行うのが特徴である。

目標管理には振り返りが効果的

目標管理において振り返りが効果的なのは、PDCAのような計画・実行・評価・改善のサイクルを繰り返す経営戦略にも活用できる利点があるからだろう。急成長する企業は振り返りを実践している傾向にあり、目標管理においても重要な役割を担っている。

振り返りが目指すものは業務全体の効率化であり、特に振り返りが単純な「反省」と混同しないように注意しなければならない。導入する際は、特に人事担当者や部下を育成する立場にいる者が、振り返りの意味や目的を把握しておく必要がある。

知っておきたい振り返りの常識や効果

振り返りを活用するには、具体的な手法を知っておくといいだろう。ここではその手法や振り返りによる人材育成で得られるメリットについて説明する。

振り返りの具体的な活用

振り返りを活かす活用方法には、以下のようなフレームワークがある。

・KDA:続けるべきことから必要ないものを切り離し、新しく始める行動を決定する
・YWT:行ったことを通して判明した内容を精査、次の行動に移す
・KPT:続けるべきことから問題を抽出し、次に試すことを決定する
・KPI:目標に対し、現状が順調であるか判断する

これらは、ニュアンスに異なる部分はあるが、行動指針となる重要な部分「客観的な視点」というフィルターを通し、考えるということは共通していると言えるだろう。

振り返りでは特にKPT手法を用いられることが多く、あるIT系の開発企業では、振り返りを週に1度、自身で書き出して整理し、上司との1on1ミーティングを行う形で導入している。

結果的に、直したいと思いながらも改善できていなかった問題の解決や、目標そのものが明確になった、などのポジティブな影響を実感しているようだ。

振り返りは目標達成能力を育む

振り返りは目標達成能力を引き上げる、人材育成トレーニングの1つだが、特に仕事で結果を出す人ほど、振り返る能力そのものが高い傾向にある。振り返りができる人は、常に自分に求められている成果を客観的に把握できているからだ。

また、振り返りを行うときに達成状況と比較し、どの程度期待された成果を出せたのか、目標値と現実の差はどれくらいあり、どこを改善すれば差を埋められるのか、という考え方を常に主軸として業務に取り組んでいる。

この思考サイクルこそ振り返りによる人材育成のメリットであり、自分で考え、行動できる自立・自主性の向上につながり、チームや会社全体に浸透することで生産性の向上にも貢献するだろう。

目標管理のために振り返りを導入

目標管理を行うために振り返りを導入する場合に有効な、手段やツールについて紹介する。

振り返りの「仕組み化」

目標管理に振り返りを組み込み、仕組み化する方法が有効である。導入時点で習慣化させてしまえば、目標管理の流れの1つとして自然に行う形になるため、社員や会社の規模の拡大になっても対応しやすいメリットがある。

このように振り返りの習慣化を行い、浸透させれば少ない労力で最大限の成果を引き出すことができるだろう。上司から無理な目標を課されるのではなく、自主的な向上心を培うことになり、より高い目標を無理なく達成しようとする社内風土づくりにも役立つ。

このように目標管理に振り返りを組み込み、社内で仕組み化を行う形での導入なら、ぜひGoalousを活用してもらいたい。 Goalousでは目標をシンプルに設定し、社員自らがアクションを起こすような仕組みを取り入れているため、 主体的な行動が取れるようになる。

Goalousの活用事例や導入方法については、組織改革セミナーで詳しく解説している。社員の自主性や組織の一体感を高めるのに役立つであろう。

振り返りに使えるツール

振り返りにも役立つ管理ツールの導入を進める企業も増加傾向にある。ツールにはさまざまな種類があり、自社に合うものを導入する必要がある。

Goalousは、1on1やプロジェクト・部署ごとの情報共有スピードに優れている。Goalousの評価システムでは、評価目標に対する部下のリアクションをすべて把握できるため、振り返りによる目標管理にも最適だ。

ツールの導入によって運用の成功率に違いが出る場合もあり、自社に合うかどうか見比べて導入すべきだろう。Goalousでは15日間無料トライアルで、実際に試験導入を行うこともできるため、ぜひ検討してもらいたい。

まとめ

振り返りは、目標管理に役立つものだが、個人だけではなくチームやプロジェクト単位で行うのも有効な活用方法である。

また、個人で完結させてしまうのではなく、社内で共有することで見える化を図り、お互いのモチベーションアップを刺激できる形で活用するといいだろう。

管理職の悩み!部下の目標管理と進捗管理はむずかしい!

目標管理と進捗管理は、一見違う業務に見えるだろう。しかし、ツールの導入や管理方法の見直しを行えば、一元管理も可能になる。

ここでは、管理する側にだけでなく、会社全体の利益になる目標管理や進捗管理の重要性やポイント、管理ツールについて紹介する。

目標管理と進捗管理はスマートな業務遂行に必要不可欠

目標管理や進捗管理は、業務をスマートに行う上で必要不可欠だが、管理そのものが業務負担になっている企業もあるだろう。その場合でも管理を行う必要性について説明する。

会社の目標達成に頭を悩ませる管理職

会社の目標達成が上手くいかない原因の1つに、部下の目標や進捗管理が適切に行えていないケースがある。部下が設定した目標が達成できていなければ、会社全体の目標も達成できなくなるだろう。

この目標が達成できないという状況は、進捗管理ができておらず、計画通りに業務が遂行できていない、現状把握の不足など、管理体制に問題がある可能性がみられる。

目標達成の問題を改善するためにも、まず目標と進捗管理の見直しを行い、適切に運用を行うことで、どこに問題があるのかを可視化することが大切だ。

目標達成における進捗管理の重要性

企業の業種に関わらず、計画通りに業務を進めなければ理想や目標通りの結果を生むことはできない。目標を長期・中期・短期スパンで明確に設定し、かつ進捗状況の確認や修正を行うことが大切だ。

目標とはゴールであり、進捗は途中経過や進行状況を意味する。これらの把握は、管理職にとって重要な業務の1つといえるだろう。

進捗管理は、目標の達成と切り離せない要素だが、適切な進捗管理が行えていない会社は、目標達成が困難となり、利益アップや業績拡大を目指す上で障害になりかねないので注意したい。

理想的な管理とは?

目標・進捗の理想的な管理方法とはどのようなものなのか、について説明する。

有能な管理者は部下のマネージメント力が高い

管理職に求められる能力の1つはマネージメント力である。部下の状況を把握し、フォローやフィードバックを適宜行える上司は優秀といえる。

特に会社の規模が大きくなるほど、1人で全体を把握できなくなるため、部署やプロジェクトを取りまとめるには優秀な管理職が必要となってくるだろう。

部下のフォローだけでなく、管理職より上の役員に現状報告を行うため、管理職が状況を把握できていることは、スムーズな組織運営に直結してくる要素である。

良い目標管理は部下のモチベーションを上げる

適切な目標管理と進捗管理は、会社全体にいい影響を与えるが、利益や進捗状況の共有の面だけではない。例えば、設定した目標を達成するためのプロセスやアプローチ手順が明確になっているため、部下の集中力が高く維持されるだろう。

業務効率が最大限に引き出され、結果的に目標達成につながる形だ。このサイクルを繰り返すことで、社員全員のモチベーションアップになり、楽しんで自主的に働く環境が整ってくるだろう。

目標管理に役立つツールに、社内SNSのGoalousがある。Goalousは、自発性と組織の一体感を高めて、楽しみながら目標を達成するためのシステムを採用している。

世界的に優れた目標管理形式ともいわれる「OKR」Goalousはこの「OKR」の上位互換ともいえる「GKA」をSNSのシステムに取り入れた唯一のサービスである。目標管理・進捗管理を始め、組織運営の改善や見直しに、活用していただきたい。

目標管理はツールでまとめる

目標管理の業務量や負担の軽減には、管理に適したツールの導入が便利だ。ここでは、目標管理ツールのメリットや注意点を挙げている。

役に立つ管理ツールを利用

管理ツールを導入する際、確認しておきたいのは機能面である。例えば、管理機能とコミュニケーションツールの2種類を導入するよりも、1つのツールで完結できるものの方が、より利便性が高い。

また、自社の経営戦略に合うツールを選ぶことも重要で、導入を決定する前に試験運用を行えるといいだろう。

特に、昨今情報共有や連絡にスマートフォンを活用する機会も増えている現状、スマホアプリがある管理ツールなら、外出先でも確認しやすい。Goalousであれば、目標管理や進捗管理の一元化が行える上に、社内SNSとしての機能もある。

スマホアプリでやり取りができ、手軽にコミュニケーションの場としても活用することができる。

ツール使用におけるメリットと注意点

ツールの導入によるメリットには、業務効率の向上、仕事量や進捗状況の可視化、コミュニケーションの活発化などが挙げられる。

ただし、社内SNSを適切に運用できていないと、従業員同士の馴れ合いの場になるなどプライベートツールと変わらないものになってしまう懸念がある。

これらのメリットと注意点を踏まえ、導入時に使用方法のマニュアルや方針を周知し、管理者がツールの使用環境のコントロールを行いながら運用していく必要があるだろう。

Goalousにおいては、業務目標を中心にコミュニケーションを行うので、これらの懸念も払拭される。

まとめ

目標管理・進捗管理は、軌道修正やスケジュール把握にも有効な手段であり、業種や職種、所属部署の違いに関わらず、全ての企業にとって経営戦略に重要な要素の1つだろう。

働き方改革で残業を減らすために、目標管理ツールを用いて業務量負担の把握を行うなど、活用方法は多岐にわたる。

目標達成に向け、社員が自発的にアクション、進捗共有などが行え、そしてそのアクションに対しチームで評価しあえるという、利便性の良い目標管理ツール「Goalous」を、ぜひ貴社の経営戦略の一助に活用していただきたい。

業務改善のためにも目標管理を再度見直そう!最適な手法とは

働き方改革が国主導で推進されるようになり、業務改善を含めた残業の見直しが求められる昨今、業務量を減らさずに行える改善方法に悩む企業も多いのではないだろうか。

ここでは、業務改善に役立つ目標管理のメリットや方法、具体的な目標管理のシステム化に役立つツールについて紹介する。ぜひ経営戦略に役立てていただきたい。

業務改善のためには目標管理から見直す

一見、適切に目標管理が行えていれば、業務改善につながるということは当たり前のように感じる。しかし、適切な目標管理というものは、そう簡単には行えない。以下では、改めてどういった目標管理が業務改善を可能とするのかについて、実際に運用するうえで重要になるポイントを踏まえながら説明する。

明確な目標を設定することで部下のモチベーションを上げる

業務改善をするためには、業務量の軽減だけではなく、働く人のモチベーションを上げることも大切だ。そのために目標管理が有効な手段となるが、設定をするうえでいくつかポイントがある。

まず、組織全体の目標と個人目標の方向性が一致していなければならない。これは目標を決定する時点だけでなく、上司との定期的なミーティングやフィードバックで確認するといいだろう。

また、簡単に達成できてしまう目標ではモチベーションのアップには繋がらず、達成以後にモチベーションが低下したり、ただ与えられた仕事をこなしているだけになったりする懸念もある。やや高めの目標設定にし、やる気を引き出せるように意識したい。

期間や目標数値などを具体的に定めておくのも有効だ。成果指標や目標達成に向けてのアプローチ方法も明確になるため、行動を起こしやすくなるだろう。

進捗管理ができ、適切なフィードバックができる

目標管理は、進捗管理とも関連が高い。これは、目標を設定した以後のフォローやバックアップを行う必要があるためだ。このフォロー作業に必要なのが進捗管理であり、達成状況に合わせてアプローチ方法の修正や、場合によっては目標そのものの見直しを行うこともある。

進捗管理では、管理側だけでなく個人もそれぞれのスケジュールを管理し、管理側が確認できるシステムづくりが大切だろう。うまく進捗管理が機能すれば、達成状況やスケジュール都合に合わせ、定期的に適切なフィードバックができるからだ。

業務改善を進めていくためには?

業務改善を進めるにあたり、目標管理によって改善ができる部分なのか確認するためにも、原因と解決方法を事前に検討しておくべきだろう。

業務を阻害している原因を突きとめる

業務改善は、業務を進めるうえでの問題の核となる部分、つまり原因を突きとめなければ、改善方法を打ち出すことができない。そのため、まずは何が問題になっているのかを明確にする必要がある。

ただし、原因が見つかりにくくなっている場合には、原因を見つけるために目標管理を活用するのも1つの方法だ。業務のプロセスや現状を可視化することができ、問題点が見つかりやすくなる。

部署や役職階級、年齢などでフィルタリングして、「残業が明らかに長いのはこのグループ」など、他と比較検討できるため、原因の所在を絞り込むことができる。

問題を解決するための方法を考える

業務の問題点が判明したら、解決方法を考えることになる。今までの業務内容を変更せず、かつアウトプットも減らすことなく解決するシンプルな方法として、作業時間の短縮が挙げられる。

作業時間の短縮を行うには、業務プロセスの見直しが欠かせない。業務プロセスとは、作業方法や順序、情報共有方法など多岐にわたるもので、目標達成へ向けて仕事をしていく「やり方」部分のことだ。

目標管理を行えば、現状把握が容易になるため、プロセスの見直しにも適しているといえるだろう。また、業務内の時間短縮を進めるには、情報共有の効率化も有効な手段になるので、積極的に取り入れたい。

目標達成のために取り組むべきこと

原因を突き止め、目標管理を活用した改善方法の導入を決定した際、目標達成のためにできる、具体的な方法はどのようなものがあるのかを説明する。

目標と進捗を見える化する

業務内にあるタスクを管理し、見える化を行い、一括管理できるシステムづくりが有効だ。今あるさまざまなタスクそのものを見直し、決定した目標から逆算してやらなければならないこと、成果指標をリストアップ、タスク化するのもいいだろう。

タスク管理が見える化できれば、優先度や重要度の見極めができ、業務の担当まで一元管理・把握を行えるようになるだろう。つまり、社員によって業務負担の偏りが見える化できるため、負担軽減や業務スピードアップに貢献できる。

情報共有しやすいシステムを導入する

タスク管理だけでなく、情報共有のスピードアップも目標管理システムを活用して行うこともできる。例えば、マニュアルの電子化や社内SNSの活用、ファイル共有などが行えるようなグループウェアの導入が望ましい。

弊社開発のGoalousなら、目標管理に役立つツールが多数あり、情報共有や社内SNSとしても活用できる。1on1だけでなく、部署やコミュニティごとのグループでやり取りも可能だ。写真やファイル共有も可能で、チームメンバーそれぞれの目標に対する進捗状況も、フィードを見れば容易に確認することができる。ぜひ業務改善の一助に役立てていただきたい。

まとめ

目標管理は、業務改善による生産性向上に役立つ経営戦略の1つだ。システムの導入により運用を適切に行えば、社員個人に自主性が芽生える社内風土を作ることも可能になるだろう。

目標管理の上で重要になるコミュニケーションも、Goalousの社内SNSツールを使用すれば、手軽に行うことができる。ぜひ弊社主催の無料セミナーなどを活用し、Goalousについて知っていただきたい。