円滑に経営組織を運営したい!そのために必要なのは社内SNS

各社員の状況や進捗がすぐに共有できる小規模な組織なら、なんとなく組織内の運営がうまくいくことは多い。しかし、規模が大きくなるとトップが常にひとりひとりの状況を把握することは難しくなるだろう。

ここで、それまでのやり方を続けると組織運営はうまくいかなくなってしまう。企業のトップは、経営組織の基礎について知っておくことが大切だ。ここでは、経営組織の基本を紹介する。

経営組織の基礎を知る

まず、経営組織とはなにか、経営組織の課題はなにか、基本的なことをみていこう。

「経営組織」とはなにか?

個人は自由に目的を持つことができるが、目的によってはひとりで達成することが難しいものもある。経営組織は、そうした個人に働きかけ、相互に依存しながら目的を達成する集団のことだ。

経営組織は、共通目的のほか、コミュニケーション、貢献意欲があってはじめて成り立つ。重要なのが、組織の目的だけが優位にならないことだ。報酬や福利厚生、自己実現など、個人が組織に属することの目的が達成されなくてはならない。

なお、経営組織における個人は、目標達成のために作業を分担することになるが、個人プレイヤーだけでは組織はたちまち成り立たなくなってしまう。不安定な協働体系を強固なものにして同じ目的に向かうには、組織を管理するマネジメントプロセスが必要不可欠だ。

経営組織の課題

経営組織を維持するのに課題として挙げられるのが、個々の高い目的意識だ。組織としての目的は売上拡大や社会貢献の面もあるかもしれないが、個人に目を向けると同じ目的のもと協働しているとは限らない。特に社員においては、報酬やボーナス、自己実現などが最終的な目的となることが多いだろう。

つまり、裏を返せば社員が目的とすることを会社が提供できなければ、社員の目的意識はなくなり、モチベーションを維持できなくなるということだ。最終的には、モチベーションが下がって生産性が下がるだけでなく、離職に発展する可能性もある。

また、経営組織のもうひとつの課題となるのが、コミュニケーションの欠如だ。コミュニケーションは、ただ作業の内容を伝達すれば良いというものではない。良好なコミュニケーションであることが重要だ。

一見コミュニケーションがとれているように見えて、社員同士が足を引っ張り合うような状況になっていないだろうか。信頼や協調がなければ、経営組織の基盤は崩れてしまう。経営組織にとって必要なコミュニケーションがとれていることが重要だ。

理想的な経営組織とは

経営組織とはどのようなものか簡単に説明してきたが、それでは経営組織の理想とはなんだろう。理想の経営組織が分かれば、これからの経営組織のありかたのヒントになる。理想の経営組織を作り上げるためのポイントをみていきたい。

「目標と自己管理」ができる集団

組織に似た言葉に「集団」がある。しかし、組織と集団とでは明確に異なる。集団はただそこにいる人のことであって、組織のように共通した目的があったり、お互いに協調していたりするとは限らないため。

もちろん集団にも組織的な一面はあるかもしれない。しかし、目標があって意志を持った個人が、他社と協調しながら自己を実現していくという点をすべて集団は満たさない。ここまで統率された集団はもう組織だ。

それでは、組織の理想の形とはなにか。経営者や社会学者それぞれで理想形は異なるが、ひとつの理想形は、目的や目標を社員同士が共有し、それぞれが自律しつつ、目的や目標達成に向けて生き生きと活動することだ。

組織の3要素

組織の成立にはチェスター・バーナードの提唱した3要素が必要だ。共通目的、貢献意欲、コミュニケーションの3つで、それぞれの要素が適切に働くことで、理想の経営組織の実現に近づく。

・共通目的
共通目的は、個人の共通の目標を指す。経営で考えると、経営理念やビジョンがしっくりくるだろう。これは、個々の目的に多少の違いはあっても、最終的な目的が共通していれば、共通目的と考えられる。仮に目的が違う者同士であれば、組織を持つ必要はない。

・貢献意欲
貢献意欲とは、社員が互いに協力してお互いの役に立ちたいと感じることだ。自分の仕事だけすれば良いという個人ばかりでは、どこかに遅れが出たときにうまく対処できなくなるだろう。チームとしての意識を持って、チームとして動く意識が組織の要素に挙げられる。

・コミュニケーション
組織の要素には、コミュニケーションも欠かせない。貢献意欲や共通目的があっても、情報共有がうまくできなければ組織は成り立たないからだ。コミュニケーションは、しっかり意思を伝達するだけでなく、相手も理解できるよう努めることが大切だ。

円滑な経営組織をサポートするツール

ここまで、経営組織とはなにか、経営組織の理想の基盤になる3要素はなにか説明してきた。経営組織をうまく動かすには、共通目的、貢献意識、コミュニケーションの3要素を意識して、実際に会社として具体的な取り組みを実施していくことが重要となってくる。

しかし、社員にそれぞれの要素を意識して動いてもらうのはなかなか難しい。そこで活用できるのが円滑な経営組織をサポートするツールだ。

社内SNSの活用

企業の経営組織を理想に近づけるために活用できるのが、社内SNSだ。社内SNSは、一般的なSNSと同様、チャット形式でコミュニケーションが図れるツールのこと。リアルタイムで情報を伝達できるほか、一斉に業務連絡を送ることも可能だ。

円滑なコミュニケーションに役立つだけでなく、業務効率化にもなる。口頭だと伝えたかどうかで問題になることもあるし、メールだと相手が忙しければ見ていない可能性もある。しっかりと伝達の証拠を残しつつ、情報共有もしやすいのが社内SNSの強みだ。

また、社内SNSは、グループ作成機能にも対応している。部署単位、あるいはプロジェクト単位でグループを作成することも可能だ。

また、業務とは少し違った使い方として、社内イベント用でグループを作成して活用することもできる。仕事内容だけでなく、社員同士が交流するためのツールとして活用すれば、社員同士の親睦を深めることもできるだろう。

これにより、経営組織の要素になっているコミュニケーションを密に図ることができるほか、社員同士の助け合い、つまり貢献意識にも働きかけることが可能だ。

ゴールが見えるSNS

ここまで、経営組織をうまく動かすには社内SNSが便利だと紹介してきたが、組織を構成する要素のひとつ、共通目的は社内SNSの活用で良い結果に導けるのだろうか。

通常の社内SNSで共通目的の周知や目的達成の働きかけができない訳ではないが、いまいち目標の進捗が分かりにくく、社員に意識させるには弱い。そこで活用したいのが、社内SNSであり、共通目標の意識にも働きかけることのできるGoalousだ。

Goalousは、組織ひとりひとりの目標が分かり、さらに進捗まで共有できる機能が備わった社内SNSツール。通常のSNSツールのように円滑なコミュニケーションに役立つだけでなく、目標を共有して、目標達成のために社員同士が協力するのに役立つ。

これは、Goalousが、目標の進捗状況を視覚的に分かりやすくしたツールだからだ。また、個々の目標が見えるからこそ、チームみんなで頑張っているのだという意識が芽生えやすくなる。

Goalousを活用すれば、まさに経営組織のひとつの理想として挙げた、共通の目標を社員同士が意識して、目標に向かって活動するモデルに近づくことができるのではないだろうか。

まとめ

経営組織とは、共通の目的を持ち、貢献意識とコミュニケーションの3つの要素を持った人の集まりを指す。経営組織をうまく動かすには、基盤となる3つの要素をひとりひとりが意識できるようにすることだ。目標達成とコミュニケーションを兼ね備えたGoalousは企業の強い味方になる。

人事評価に不満を持つ社員が出たら要注意!公平な人事評価を行うには

人事評価は適切にフォローアップできているだろうか。複数の社員から、人事評価への不満が出てはいないだろうか。多くの社員から不満が寄せられているなら、社内での人事評価がうまくできていないことになる。ここまでくると、社員の離職も増え、黄色信号状態といえる。今回は、人事評価の不満の原因と公平な人事評価を行うためのポイントを説明する。

人事評価に不満を持つ社員が出てしまうのはなぜ?

そもそも、人事評価に不満が出てくる理由はどこにあるのだろうか。不満につながりやすい主な原因を挙げていこう。

評価基準が不明確

ひとつは、評価基準が明らかでないことが原因だ。成績で評価されるのか、あるいは貢献度合いで評価されるのかなど、評価の基準が分からなければ、どこに力を注げば良いのか分からない。自分がどういった基準で評価されているのか明らかでないとモチベーションも上がらないものだ。

また、会社によっては、そもそもの評価基準自体があいまいで、方法が定まっていないケースもある。こういった場合、評価する側も困惑してしまう。

評価基準があいまいだと、評価する側は目につく部分でしか判断できないため、裏で社員が頑張っていたとしても実際の評価には反映されにくい。こうして、不安の種はまた増えてしまう。

フィードバックが十分ではない

フィードバックが十分に行われていないのも不満につながる。会社によっては、評価をして終わるところもあるが、フィードバックがないと、なぜ高い評価にならなかったのか社員には分からない。

たとえ評価基準が明確だったとしても、どういった部分が評価されているのかは仕事内容によって差がある。フィードバックがないとこういった点は見えてきづらいものだ。ここでフィードバックがあれば、次にどういった点を改善すれば評価が上がるのか分かるが、フォローがないとどうすれば良いか分からない。社員のモチベーションも下がってしまう。

また、フィードバックのやり方次第では、正当な評価ではないと不満が漏れることもある。これは、根拠のないフィードバック、社員のことをしっかり見ていないフィードバックに多い。

評価者の主観によって判断される

人が人を評価するにあたって、客観的な視点で評価するのはなかなか難しいものだ。評価する者の立場、あるいは経験などで、どうしても主観が入ってしまい、評価者によって評価が異なることも発生する。

主観的な評価になると、評価にばらつきが生まれる。また、ある程度客観的な評価ができたとしても、評価する者が社員の成績や仕事内容、あるいは仕事の過程を見ていなければ適切な評価はできない。

このように、人事評価で不満が出てくる原因はいくつかあるが、評価基準のあいまいさが複数の原因に影響していることも少なくない。基準が明確でなければ、フィードバックのしようもないし、主観で判断せざるを得ないからだ。今一度見直すべきなのは、評価基準にあることが分かるだろう。

人事評価で見直すべきポイント

人事評価で不満が出たとき、評価基準を見直すことが重要だと説明した。その際、重視したいのが、会社のビジョンを軸にした人事評価を設定することだ。人事評価のしかたにはいくつかのポイントがある。成績評価、能力評価、情意評価の3つだ。

成績評価

成績評価は、売上につながった仕事の具合や個人の年間目標に対する達成度合いなど、成績を重視した評価だ。仕事の成績は数値として出やすく客観的な判断がしやすいが、問題は達成までの過程が評価しづらいこと。

未達成である場合でも一定の評価が必要になるため、どのような成果をあげ、どう行動したかを数字だけにとらわれず客観的にみる必要がある。成績評価においては、直接人事評価を下す上司のみの判断でなく、チームの同僚や部下の評価を参考にすることが重要だ。判断材料が少ない場合は、取引先の声を参考にするのも手だろう。

能力評価

能力評価では、仕事を遂行するのに必要な資格や知識の量、経験などを評価する。また、能力の適正な評価には職能要件に照らし合わせた評価が重要だ。難易度が異なる仕事で同じ評価の扱いをすると人事評価の不満につながってしまう。そのため、難易度の高い仕事にどのように取り組んだか重視しなければならない。

しかし、従来の方法では、仕事に対してこのくらいの能力を発揮してくれるだろうという期待が評価に反映される問題がある。また、難易度の高い仕事が頻繁に発生するとも限らない。そうなると、客観的な能力評価が難しくなってしまう。

近年、企業でよく用いられるようになってきたのが、行動特性(コンピテンシー)評価だ。これは、高い成績を収める社員の行動特性を基準に、責任感や積極性など項目を分けて評価する方法を指す。

コンピテンシー評価は、あいまいになりがちな個人の能力で判断するのでなく、高い成績を出す社員の行動モデルがあるのがポイントだ。これにより、行動特性に照らしてどのくらい達成できているかが分かり、具体的な基準を設定することができる。

情意評価

情意評価では、遅刻や欠勤などはどうか、チームの輪を乱すような行動を取っていないかなど、仕事に対する意欲や勤務態度を評価する。成績評価や能力評価と比べると、評価する者の主観が入りやすい。

ここで重要なのが、評価する者の一方的な判断に委ねないようにすることだ。評価者の目には勤務態度が悪く見えたとしても、見えないところで努力しているかもしれない、あるいはなんらかの理由があって悪く映るのかもしれない。

情意評価を公平に下すには、上司に限らず、同僚や部下などからも意見を募って、360度さまざまな立場での評価に耳を傾けることである。

公平な人事評価をするには

人事評価で見直すべきポイントをそれぞれ説明したが、ポイントを理解しても、すぐに評価に反映させるのは難しいかもしれない。公平な人事評価を実現するには、同時に社内の環境を見直すことが重要。

また、基準としては整備できたとしても、評価に不満を持つ社員に共有されないことには、不満解消にはつながらない。人事評価にかかわる社内整備について確認していこう。

評価基準の正当性を共有する

360度完璧な人事評価の実現は難しい。企業がどんなビジョンを持っているか、どういった社員を評価したいかで人事評価には企業ごとの色が出てくる。だからこそ、人事評価を見直しても評価に対して少なからず不満を抱える社員もいる。

そうした社員が納得して仕事に取り組めるようにすることが肝となる。評価基準を見直したのであれば明確なルールで評価していると周知すること、評価にあたりどういった部分が足りていないかフォローアップすることが求められるのではないだろうか。

評価基準の共有をしっかり行い、フォローまでできれば、個人の目標達成のモチベーションを高めることも可能である。

積極的にコミュニケーションをとる

「上司が仕事を見てくれていない」「上司がしっかり評価してくれない」という不満が人事評価の不満としてあげられることは良くある。いずれも、上司と部下の間でコミュニケーションがうまく取れていないことが原因だろう。

もちろん上司が部下の状況が分からないために適切な評価ができていない可能性もある。しかし、適切な評価であるにもかかわらず、部下が自分の落ち度に気づいていないばかりに一方的な不満を抱えることも少なくない。

上司と部下が積極的にコミュニケーションを図れるような環境づくりが重要。お互いの状況が分かれば、業務の進捗具合も把握しやすくなる。また、成果以外の見えない部分の評価やフィードバックも可能。

Goalousは、プロジェクトの目標達成が目に見えて分かる社内SNSツールだ。フォトアクションで目標に向けたプロセスを追えるほか、進捗状況を常に把握できる。情報が共有されることで、透明性のある評価も可能になるだろう。

また、通常は半期に1度の人事評価やフィードバックが多いが、Goalousならアクションごとのフィードバックもできる。部下の成長にも役立てられるのではないだろうか。

まとめ

人事評価の不満は、個々のモチベーションを落とすことにもなり、会社にとってメリットにはならない。こうした問題は、人事評価基準のあいまいさや社内環境の整備不足からくることが多いので、公平に評価してもらえると感じられるよう見直していくことが大切だ。

目標達成度合いが分かる社内SNSツールであるGoalousは、日々のコミュニケーションはもちろん、人事評価にも使える。Goalousを、オープンで透明性のある人事評価に活かしてみてはいかがだろう。

【社員のモチベーションがUP】内発的動機付けで社員の自主性を引き出そう

部下のやる気をアップさせようと思っても、なかなかうまくいかないなら、やる気の引き出し方が間違っているかもしれない。今回は、自主性を引き出して仕事の生産性を上げるために知っておきたい、内発的動機付けの概要と、効果を期待できるやる気の引き出し方を解説する。

内発的動機付けとは

社員の自主性を高め、やる気を引き出す方法として注目されるのが、内発的動機付けである。内発的動機付けとは何か、外発的動機付けとはどのように異なるのか見ていこう。

内発的動機付けについて

内発的動機付けは、内から生じる興味や関心、意欲によるモチベーションのこと。内側にある感情が動機となっているため、感情が高まったままであればモチベーションを維持でき、やる気を持続させやすい。さらには、内的動機付けによる承認欲求が満たされることで、自己達成や自己表現にもつながる。

外発的動機付けとの違い

動機付け、いわゆるモチベーションには2種類ある。先に説明した内発的動機付けと外発的動機付けだ。

外発的動機付けは、外部からもたらされるモチベーションのこと。仕事では、人事評価、昇給またはボーナスなどの社会的欲求を満たすような刺激が外発的動機付けに該当する。

内発的動機付け、外発的動機付け、どちらもモチベーションを上げ、または維持するという点では同じだ。しかし、内発的動機付けが行動を目的にしているのに対し、外発的動機付けは評価という目的のために行動する点で大きく異なる。

内発的動機付けを引き起こす要因

内発的動機付けは、人の内側から生じるものだと説明したが、意図的に内発的動機付けを引き起こすにはどのような点を意識すれば良いのだろう。組織の中で個々の内発的動機を引き出す3つの要因を紹介する。

自主性

自主性とは、上司など外から指示されたことを理由なくこなすことでなく、自分の意思を持ち自ら進んで行動することである。組織の管理者である場合、部下の自主性をどうやって引き出すかがポイントとなる。

自主性を高めるのに有効なのが、仕事における選択権や自己決定権の機会を与えることだ。これにより、ただ指示通りにするのではなく、個々が自ら考え仕事をすることが増え、自分で仕事を動かしている実感が湧くようになる。

さらに、こうした自己決定権に責任がともなうことによって、仕事に対する意識を変えることも可能であるし、責任感によってより個々の自主性を尊重することが可能だ。

しかし、ただ自己選択権を与え責任を与えるだけでは不十分である。自己選択が不得意な社員にとっては、プレッシャーが増すだけになってしまうためだ。個々の自主性を認めつつ、必要に合わせてサポートやアドバイスを与えることで、自発的な仕事の持続を促すことが大切だ。

有能感

有能感とは、個人が会社で役に立っている感覚を持つことだ。ただし、客観的に見て有能であるからといって、個人の感覚である有能感が増す訳ではない。社員が、自分に能力があることを自覚している状態であることが重要だ。

管理者の立場から有能感によるモチベーションを引き出すには、まずは個々に有能感を自覚させる必要がある。

有効な手段は、行動と結果が結びついた仕事の成果が実感できる仕事を与えること、達成感を味わえるよう高い目標を設定させることだ。また、個々の価値観に沿って仕事をさせ、成功経験を与えることも有能感を自覚させることにつながる。

有能感を与えるメリットは、その場のモチベーションアップだけでなく、自尊的欲求を満たすことで、その後の成長やスキルアップにつなげられることにある。

関係性

関係性とは、他者とのつながり、つまり組織内での関係を構築することである。人には、誰かとつながりたい社会的欲求がある。これを満たすことによって、内発的動機付けにつなげる。

関係性は、日々の上司と部下の関係の構築によって育まれるものだ。管理者側は、関係性を作り上げるためにサポートすることが大切だ。

この関係性を重視した内発的動機付けによって得られるメリットが、個々の会社への貢献意欲が増すこと、連帯感が生まれ会社のルールに沿った行動が促されることである。さらにはチームワークがとれた行動につながり、個人プレーが向上するだけでなく、組織としての成長にもつながる。

内発的動機付けを高めるには

ここまで、組織内で内発的動機付けを行うには3つの要素が重要になることを説明した。各要素において内発的動機付けを引き出す方法は前述のとおりだが、これを踏まえ、より効果的に内発的動機付けを高めるにはどうすれば良いのだろうか。

内発的動機付けによってパフォーマンスを向上させるための、ふたつのポイントを説明する。

マネジメントを徹底する

もともと個々のモチベーションアップに関心がある社員もいるが、そうした社員を含め、より効果的に内発的動機付けを活かすには、管理者側の適切なマネジメントが欠かせない。

マネジメントがしっかりしていないと、有能感にかかわる自尊的欲求や関係性にかかわる社会的欲求など、内発的動機付けの要因となる個々の欲求を満たせないためである。欲求を満たせないということは、組織内のモチベーションの持続にも影響を与える。

マネジメントの在り方は会社によって異なるが、中でも重要なのが、積極的に部下とのコミュニケーションの機会を持つこと、そしてフォローアップをすることだ。

例えば、コミュニケーションを図り仕事の状況や進捗をすぐ把握できるようにしておくことで、思うように仕事が進んでいない原因を探ることができる。原因が分かれば、内発的動機付けを促す効果的なアドバイスにつなげることも可能だ。

また、内発的動機付けの要素には自主性があると説明したが、これには部下の意思を尊重した仕事の振り分けが活きてくる。こうした適切なマネジメントは、日々の密なコミュニケーションが重要となるだけでなく、関係性の構築も必要となる。

意思を尊重して承認するだけでなく、フォローアップし、必要に応じてフィードバックを与えることも、社員に安心感を与え、効果的な内発的動機付けにつながる。このように、内発的動機付けを意識した上で、マネジメントを徹底する姿勢を持つことが大切だ。

目標管理制度を運用する

内発的動機付けを意識した目標設定をすることも重要だ。このとき意識したいのは、ノルマのように目標を決めるのではなく、自主性を重視して、部下自らが目標を設定する流れを作ること。

管理者は、部下の目標を重視した上で、より適切な目標になるよう、サポートする形でかかわる。このとき、目標は簡単に達成できるものではなく、やりがいを持って達成できるようなやや高い目標に設定するのがポイントだ。

そして、最終的な目標が定まったら、期限や数値などを入れていき、目標が達成できるプロセスを策定していく。達成可能なプロセスを、コミュニケーションを取りながら作り上げていくことが大切である。

こうした組織での目標管理において役に立つのが、GoalousGoalousでは、社内SNSで目標の進捗やアクションを共有できるため、個々の状況がお互いに把握しやすくなる。

さらに、シェアを活用し、組織のメンバー間でリアクションすることにより、モチベーション維持につなげることも可能なのである。Goalousで、内的動機付けを意識した、組織内の管理と柔軟なコミュニケーションを取り入れてみてはいかがだろうか。

まとめ

内発的動機付けによってモチベーションを高めることができれば、組織の成長や活性化にもつなげられる。そのためには、マネジメントの強化や目標管理を徹底することが重要だ。便利なツールをうまく使いながら、組織全体のやる気を上げていこう。

組織マネジメントで企業の成果を上げる!特徴やメリットを解説

チームの連携がうまくいかず、思うように仕事の成果が上がらないという悩みを抱えてはいないだろうか。個人の仕事を消化するのとは違い、管理職として組織を動かすには、適切な手段で取り組む必要がある。

そこで取り入れたいのが組織マネジメント。今回は、組織マネジメントの基礎と成功させるために磨きたいスキルを解説する。

組織マネジメントとは

組織マネジメントとは、会社の資源、人材、リスクを管理すること。組織運営を円滑にするためのもので、経営者または管理職によるマネジメント手法である。

目標を立て、秩序をもって組織を管理し、最終的には社員のモチベーション維持やパフォーマンス向上を図っていく。勢いだけで組織を引っ張っていく方法とは異なり、そこには目標達成のための具体的な戦略や展望があるのが特徴だ。

プロジェクトチーム、あるいは会社全体など、組織運営をスムーズに行う能力として、組織を管理する人に求められる。

組織マネジメントを行うメリット

組織マネジメントを行うことで得られるメリットのひとつは、管理職がマネジメント力を向上できることだ。ただチームの状況を確認するだけでなく、そこにマネジメント手法を取り入れることで組織運営にプラスになる。

また、マネジメントで組織の適正化を図ることによって、実質的な管理職の負担軽減も可能なのだ。

さらに、組織マネジメントは、チーム内の個々人の能力を活かすことによって組織を活性化させることなので、多様な人材に合わせたマネジメントにも効果的。グローバルな人材だけでなく、近年の多様な働き方を選択する人材もうまく取り込める。

このように、管理職の負担を抑えつつ、個々のプレイヤースキルを活かしながら組織としての力も伸ばせるのが、組織マネジメントのメリットである。

組織マネジメントの基礎-組織の7S-

組織マネジメントを理解するうえで重要なのが、7Sといわれる要素である。世界的戦略コンサルティングファームが提唱した概念で、組織マネジメントでは7Sの各要素とそれぞれの関係性が重視される。企業の構造にかかわるハード面の3Sと感覚的なソフト面の4Sのそれぞれの要素について見ていこう。

ハードの3S

では、ハード面の3Sとは具体的にどのようなものなのか。この項では3Sについて詳しく解説する。

・戦略
戦略(Strategy)は、事業の方向性や経営課題解決を指す。チーム単位でみると、今後のサービスを考える事業戦略、事業運営のための機能を考える機能戦略が挙げられる。ハードの組織とシステム、ソフトの価値観と密接に関係する要素だ。

・組織
組織(Structure)は、企業あるいはチーム内の組織構造を指す。ハードの戦略とシステム、ソフトの価値観と人材に密接な要素だ。組織の構築は主に、目的ごと、あるいは意思決定のある部署ごと、プロジェクトごとで行っていく。

・システム
システム(System)は、組織の活動を円滑にするためのルールや仕組みのこと。人事評価や業務管理などのシステムも含まれる。ハードの戦略や組織、ソフトの価値観やスタイルにかかわる要素だ。

ソフトの4S

では、ソフト面の4Sについても詳しく見てみることにする。

・価値観
価値観(Shared Value)は、企業あるいは組織内で共通する理念で、組織そのものが存在する意義となる。7Sのうち中核を成す要素で、ほかの6Sすべてにかかわる。

・スキル
スキル(Skill)は、企業の利益に直結するような要素で、組織内で働く個々の能力のほか、提供するサービスのマーケティングや販売力も指す。ソフトの価値観、人材、スタイルと密接にかかわりがあり、スキルに優位性があれば、同事業や組織と比較し高い競争力を得ることが可能だ。

・人材
人材(Staff)は、組織の価値観を共有する、組織における重要な資源である。ハードの組織、ソフトの価値観やスタイル、スキルとかかわりがある。

・スタイル
スタイル(Style)は、組織内の環境や仕事のやり方など、組織の特色を示すもの。ハードの組織、ソフトの価値観やスキル、人材に密接に関係してくる。

組織マネジメントでは、それぞれの要素を理解しつつ、相互の影響を考えながら、変更することによって効果が期待できるハード面をしっかり構築することが大切である。

組織マネジメントに必要なスキルは?

ここまで説明してきた組織マネジメントの7Sは、あくまで組織を分析するための要素であって、分析できたからといってすぐに組織運営に活かされる訳ではない。各要素を分析した上で、組織をうまく動かし、目標を実現できることが重要だ。

この目標実現が管理職にとって核であり、実現のためには相応のスキルを持っておく必要がある。組織マネジメントで管理職が身に付けておきたい4つのスキルについて確認していこう。

目標設定力

目標設定力とは、組織の目標を理解し、達成できるように計画、管理していくことである。このように、管理職においては個人ではなく、組織全体を意識した目標設定のスキルが必要だ。

なお、組織マネジメントの手法には全体の目標を立てた上で、個人でも目標を立てさせ、管理職が目標に向けて適切に仕事が進んでいるか、無理な目標になっていないか管理する方法もある。こうした個々の目標は個人のモチベーションアップにつながるが、これには全体と個々のバランスを考慮できる目標設定力が必要になる。

人材マネジメント力

人材が豊富にあったとしても、人材を活かしきれず持て余しては、良い組織マネジメントが実行されているとはいえない。人材マネジメントとは、個々の能力を把握し、適切な場所や位置に人材を配置することである。

人材の異動や配置だけに限らず、評価や昇進など人材へのアプローチ、個々が積極的に動けるための動機的アプローチも人材マネジメントに含まれる。

管理職においては、メンバーの能力に合わせた支援を行うこと、個々のプラスとマイナスを考えた上での人材の評価や配置のスキルが重要となる。

コミュニケーション力

高いコミュニケーションスキルも組織マネジメントを成功に導くには重要な要素だ。組織内でのコミュニケーションがうまくいかないと、組織の価値観や目標に整合性が取れなくなってしまう。

管理職は率先して部下とのコミュニケーションを図り、目標や方向性にずれがないか確認し、ずれがあればその都度意識の共有を図ることが大切だ。

しかし、企業においては、部下とのコミュニケーションだけで組織マネジメントがうまくいく訳ではない。現場だけでなく、管理職は経営側の意思や方向性もくみ取り、しっかりコミュニケーションを図ることが求められる。

経営側とは、現場での状況を共有すること。さらに、経営側の目標が現状に対して困難な場合、報告をしつつ改善を求めるなど、組織の上から下まで目標に向けて業務が円滑に進むよう、橋渡しとしての役割が求められる。滞りなく役割を遂行するには、高いコミュニケーションスキル、そして双方との信頼関係が大切だ。

計画遂行力

組織マネジメントでは計画設定力が必要と説明したが、合わせて計画遂行力も必要だ。計画遂行力とは、目標達成のため、工数や必要な時間を把握して、着実に遂行していく能力のこと。

当初立てた計画がスケジュール通りにならないこともあるため、現状を踏まえつつ、目標に向けてのスケジュールを調整していかなければならない。そのためには、人材配置の変更、客先との打ち合わせなど、さまざまな調整がともなう。

このように、管理職による組織マネジメントにはいくつかのスキルが必要である。しかし、これらのスキルをまんべんなく育てていくのは大変だ。管理職の仕事を軽減し、スキルを補うためにはツールを活用することをおすすめする。

Goalousを取り入れれば、社内SNSで目標達成までのアクションを共有でき、目標までの道のりがより明確になる。

さらにGoalousは、社員間のコミュニケーションを柔軟かつスピード感あるものへと促進させる。やりとりを通して社員の特性や個性がより分かりやすくなり、人事評価にかかる時間も半減、管理職は適切な人員配置を行いやすくなり、業務負担も軽減されることとなるだろう。
組織マネジメントをうまく機能させるためにも、目標管理にGoalousを活用してみてはいかがだろうか。

まとめ

組織において成果を上げるには、組織マネジメントを意識し、管理職としてのスキルを向上させることが大切だ。しかし、現場の仕事と管理職の仕事は異なるため、これまでの仕事の積み重ねだけでは難しい部分もあるし、細部まで取り組むのが難しいこともある。ツールをうまく活用して、組織マネジメントをうまく実行していこう。

働き方改革への対応!生産性向上を実現する方法

政府主導の働き方改革により、労働者にとって働きやすい環境整備が進められている。これにより、企業は雇用時間の制限など、法的に考えなければならない部分が増えた。

こうした中、人手の足りていない企業、事業を起ち上げたばかりで従業員数が限られた企業では、法を踏まえた社内制度やツールの活用による生産性向上が急務となっている。今回は、そんな生産性向上の事例と働き方改革実現のためのポイントを見ていこう。

働き方改革の課題「生産性向上」

生産性向上とは、限られた資源(人材など)で、生産性、つまり仕事の効率を上げることだ。働き方改革を実行する際の課題として挙げられる。それではなぜ、今、生産性向上が必要なのだろうか。

限られた時間で業務を行う必要がある

働き方改革で施行された取り組みのひとつが、「長時間労働の上限規制」だ。大企業では2019年4月から、中小企業では2020年4月から上限規制が施行され、残業は原則月45時間、年360時間に規制される。

特別な事情があるケースでも別途上限規制が適用されることになり、企業は従業員に規制を超える残業をさせられなくなった。

より効率的な働き方が求められる

長時間労働の規制で従業員の残業に見直しが求められる中、多くの企業は効率の良い働き方にシフトすることが求められる。単純に人員を増やす方法もあるが、人件費や人材教育などのコスト面の兼ね合いもあり、生産性向上に力を入れた方が企業にとってメリットがある。

このように仕事の効率が重視される中、企業においては生産性を向上させる業務効率化の工夫が必要となってくる。

生産性向上への取り組みの成功事例

働き方改革による時間外労働の上限規制に対応するには、生産性向上が求められると紹介した。実際、どのようにして生産性向上は図れるのだろうか。IT活用、テレワークの利用、働き方の見直し、の3つの観点から生産性向上の事例を見ていこう。

ITの活用

生産性向上において、ITの効果的な活用は、作業の簡略化や作業のカットによる時間短縮が期待できる。どのようなITの導入が効果的か、ふたつの企業の事例を紹介する。

・ソフトバンク株式会社
ソフトバンクでは、RPAを導入し、ロボットによる業務の自動化を行っている。具体的には、入力や登録業務、登録情報のシステム入力、ファイルダウンロード、データベース確認などの自動化だ。同社では、徐々にRPAを導入する部門を増やし、徐々にシステム化を浸透させることで、処理時間の削減による生産性の向上が結果として反映されている。

・株式会社アールキューブ
同じ説明を別の顧客に繰り返すサービス業において、ときに紙での管理は無駄な労力を増やす。アールキューブでは、当初紙で共有していた情報を、すべてクラウド化しオンラインで共有するようにした。結果、これまで情報の確認にかかっていた時間が大幅に改善されている。

テレワークの導入

テレワーク、情報通信技術を活用した働き方の導入も生産性向上に役立つ。社員向けのテレワーク導入による成功事例を見ていこう。

・Sansan株式会社
Sansan株式会社は、サテライトオフィスを開設することにより、テレワークによる成果を得ている。サテライトオフィスとは、遠隔勤務を可能にした、本社とは別に用意されたオフィスのこと。

過疎化が進むエリアの古民家を利用してサテライトオフィスを作ることで、勤務や移動時間の短縮が実現しただけでなく、田舎の良さが活かされてワークライフバランスが充実し、離職率上昇の防止にも成果が上がった。結果、生産性が向上している。

・日産自動車株式会社
日産自動車では、生産工程以外の社員を対象に、月5日、40時間を限度に在宅勤務を承認。通勤時間の削減によって、生産性向上に成功している。

しかし、当の日産自動車でも導入当初は利用率が高くなかった。より利用しやすい制度に改正されたことが社内に広がったきっかけだ。在宅勤務を効率的に活用している部署では、在宅勤務可能な仕事の振り分けが適切に行われ、効率化や可視化が進んでいるという。

働き方の見直し

根本的な働き方の見直しで生産性の向上に成功している企業もある。

・株式会社メンバーズ
メンバーズでは、管理職における残業時間是正のマネジメント強化に加え、社員の意識改革のためワークショップを実施。また、残業時間減少にともなうフォローのため、固定給と年収をアップさせたことによって、外側と内側、両方からアプローチし残業の見直しが図られた。

この結果、月の平均残業時間が大幅に減っている。しかし、作業効率は落ちず、売上過去最高を記録し、生産性向上までをも実現した。

・株式会社ガイアックス
業務の中心となる部分を社内で処理し、そのほかの部分をクラウドソーシングで外注することで、社内環境を整備。社員が重要な仕事に集中できるようになるだけでなく、時間短縮により生産性が向上した。実際に、環境整備により売上が10倍に伸びている。

生産性向上を実現するための方法

ここまで働き方改革では生産性向上が重要であること、どのようにして生産性を上げられるか、いくつかの企業の例も合わせて紹介してきた。

メンバーズなど、社員の意識改革など根本的な部分から変えていく方法もあるが、限られた資源の中、大幅に社内環境を変更していくのはなかなか難しい。そこで可能性として検討したいのが、業務効率化のためのツールを活用することだ。活用のメリットとおすすめのツールを紹介する。

業務効率化に役立つツール

社内システムを一から見直すのは難しいが、すでにある業務効率化が図れるツールを活用すれば、効率よく生産性向上を期待できる。企業によって最適なツールは異なるが、どの職種や業界においても共通するのがペーパーレス化だ。

管理ツールを活用すれば、これまで紙で管理していた資料を電子化して管理できるようになる。これにより紙による保存が不要になるほか、情報の検索や確認も効率化が可能だ。なお、電子化には「セキュリティ面が強化できる」という、もうひとつのメリットもある。

このほか、ツールの活用でメールから社内SNSやチャットなどを活用するのも方法のひとつだ。例えば社内全体やチーム内に知らせたいことは社内SNSを活用する、個別に確認したいことはチャットを活用するなど使い分けることで、メールの確認や返信の時間を削減することができる。メールという形式にとらわれず、現代的な方法で、利便性を考えた効率化も必要だ。

社内SNSで生産性の向上を図ろう

生産性向上を図るには、社内SNSを取り入れて、メールの無駄を省くことも方法のひとつと紹介した。まさに社内のコミュニケーションを円滑にし、情報共有で生産性向上を容易にしたのがGoalous だ。

Goalous は、パソコンからだけでなく、スマートフォンやタブレットアプリからも利用できるので、社外にいてもメッセージの確認が可能である。リアルタイムでメッセージの送受信ができ、業務の状況をリアルタイムに共有できる。

これにより、上司や部下の間でのスピード感のあるコミュニケーションが可能となり、意思決定にかかる時間も短縮。業務のスピードが上がり、生産性の向上に役立つ。

さらに、ほかの社内SNSと異なり、目標達成を視野に入れた機能が充実しているのがGoalous ならではの特徴だ。チーム単位での業務の遂行をサポートし、ゴールへのプロセスも明確になるため、組織内の一体感やチームワークが芽生え、目標に向けての個々の意識も上がる。

まとめ

長時間労働の規制が進んだ働き方改革において、限りある人材を活かして残業を抑制するには、生産性向上が欠かせない。生産性向上にはいくつか方法があるが、これまでの業務の在り方を大きく変えずに、かつ効率良くするにはツールの活用がおすすめである。

社内でのコミュニケーションの効率化により生産性向上を図るなら、Goalous の機能が便利だ。メールなどの効率の悪い時間を減らして、リアルタイムでのコミュニケーションで、業務の円滑化と効率化を図ってはいかがだろう。